Menu Zamknij

Wirtualna asystentka nie tylko dla biznesu? 23 zadania, które możesz oddelegować pracując na etacie

delegowanie zadań

W pracy wirtualnych asystentek najczęściej zajmujemy się wspieraniem firm. Czy to mniejszych czy większych, ale jednak firm. Pomagamy im działać bardziej efektywnie, uwalniając dla nich czas, by mogły zajmować się najważniejszymi elementami działania biznesu. A co w przypadku osób, które pracują na etacie? Czy one też mogą wykorzystać delegowanie zadań w swoim życiu? Oczywiście, że tak!

Historia zna takie przypadki, czasem wręcz ekstremalne. Jak słynny programista Bob, który outsourcował całość swojej pracy… Chińczykom. Nie mówmy jednak o takich sytuacjach, które mogą sprawić, że Twoja kariera zamiast nabierać rozpędu – zawiśnie na włosku. Skupmy się na tych rozwiązaniach, które pomogą Ci ją usprawnić.

Na przykładzie działu sprzedaży przygotowałam listę 23 rzeczy, które możesz przekazać asystentkom, byś mógł skupić się na tym, co dla Ciebie istotne i pracować bardziej efektywnie.

Badania rynku (market research)

Pozyskiwanie nowych klientów to jedno z dwóch najważniejszych elementów działu handlowego. Zaraz obok budowania relacji i zaufania z tymi obecnymi. Spotkań sprzedażowych za Ciebie nie poprowadzimy, ale możemy zadbać o to, by to zadanie stało się łatwiejsze.

  1. Analiza rynku. Miej baczne oko na to, co się dzieje w Twojej branży, w tym także, jakie są nadchodzące konferencje czy targi.
  2. Analiza działań konkurencji. Jak prezentują się ich produkty w stosunku do tych oferowanych przez Twoją firmę? Jakie nowe produkty wprowadzają, które mogą wpłynąć na Twoją sprzedaż? Asystentka może też np. wystąpić w roli tajemniczego klienta, by sprawdzić Twoich konkurentów.
  3. Pozyskiwanie prospektów. Jest to pomocne szczególnie w obszarze sprzedaży B2B. Wyszukamy dla Ciebie potencjalnych klientów, którym będziesz mógł przedstawić swoją ofertę. A także zbierać o nich dostępne informacje, by pomóc Ci dopasować Twoje rozwiązania do ich potrzeb.

Zarządzanie kalendarzem i skrzynką mailową

Spotkania, wiadomości, podsumowania…  Wszystko to na Twojej głowie. Może potrzebujesz pomocy? Delegowanie zadań w tym zakresie jest bardzo przydatne.

  1. Umawianie i potwierdzanie spotkań. Dobrze zapełniony kalendarz jest kluczem do sukcesu sprzedawcy. Nie żyjemy jednak w idealnym świecie, więc plany kontrahentów mogą się zmieniać. Asystentki mogą kontaktować się z Twoimi klientami i potwierdzać spotkania, a w razie czego zmieniać terminy lub umawiać w puste miejsca nowe, z innymi klientami – wszystko po to, by Twój grafik był zawsze zapełniony. Dodatkowo, posiadanie asystentki potwierdzającej Twoje spotkania może wpływać na lepszy postrzeganie Ciebie przez nowych klientów.
  2. Przygotowywanie podsumowań po spotkaniach. Czy to mail z podsumowaniem rozmowy dla klienta, czy notatka do systemu – to wszystko możesz podyktować swojej zdalnej asystentce przez telefon, kiedy będziesz przemieszczać się samochodem przez miasto z jednego spotkania na drugie. A gdy już skończysz, gotowe treści będą czekały na Ciebie, pozostanie tylko je wysłać.
  3. Zarządzanie skrzynką mailową. Filtrowanie wiadomości, usuwanie spamu, oznaczanie priorytetów, przygotowywanie szkiców e-maili – zostaw to nam 🙂

Tworzenie treści

W dziale sprzedaży na co dzień pracuje się z wieloma tekstami i grafikami. Czasem wystarczy dobrze stworzony szablon, który możesz wykorzystywać w korespondencji ze swoimi klientami, a czasem potrzeba przygotować treści od podstaw.

  1. Oferty sprzedażowe. Prezentacje dla klienta, czy to w formie dokumentów czy animacji, wymagają odpowiedniej formy – oddaj ten temat w ręce profesjonalistów.
  2. Przygotowywanie grafik. Forma graficzna dużo lepiej przemawia do odbiorcy niż suchy tekst. Warto więc, żebyś wzbogacił swoje prezentacje i inne materiały ciekawymi grafikami lub infografikami, które wspomogą Twój proces sprzedaży.
  3. Proofreading. Czyli po polsku “korekta tekstów”. Nawet jeśli sam piszesz ich sporo, może się okazać, że da się je jeszcze lekko podrasować.
  4. Przygotowanie szablonów. W pracy piszemy mnóstwo wiadomości do klientów i przygotowujemy różne dokumenty. Wiele osób za każdym razem zabiera się za pisanie od nowa. Szablony (z ang. template) są świetną formą automatyzowania swojej pracy. Możemy pomóc Ci je przygotować, by wyglądały profesjonalnie i ułatwiały Twoją pracę.
  5. Raporty. Tworzenie raportów dla szefa, czy też przygotowywanie prezentacji z analizą wyników sprzedażowych.
  6. Przygotowywanie umów. Uzupełnianie szablonów umów czy innych formularzy to dla nas pestka!
  7. Przepisywanie. Jeśli posiadasz sporo wolnych kartek z notatkami i chcesz je uporządkować, wystarczy zrobić zdjęcie i przesłać je do nas. Dostaniesz przepisane na komputerze notatki, które są nie tylko bezpieczniejsze, ale też łatwe do odczytania, edycji i przeszukiwania.

Zarządzanie bazą danych

Firmy wybierają różne formy zarządzania danymi sprzedażowymi. Mogą być to np. systemy CRM, arkusze w Excelu, czy pliki w chmurze. Zadbamy o to, by wszystkie dane były aktualne, bazy poukładane.

  1. Budowanie bazy danych. Możemy dodawać klientów do bazy danych, aktualizować ich profile, dodawać notatki po spotkaniach.
  2. Zarządzanie plikami w chmurze. Uporządkujemy Twoje pliki w taki sposób, byś łatwo mógł znaleźć każdą potrzebną informację, każdą umowę czy formularz zamówienia.

Podróże służbowe

Podróże służbowe to chleb powszedni wielu handlowców. Dla niektórych przygotowują je np. sekretarki. Są jednak firmy, w których to sprzedawca jest odpowiedzialny za zaplanowanie wszystkiego. To zadania, które zdecydowanie łatwo oddelegować.

  1. Planowanie podróży. Rezerwacje hoteli, biletów na pociąg czy samolot – to nasze częste zadania!
  2. Rozliczenia delegacji. Sam wyjazd to jedno, natomiast potem trzeba się jeszcze rozliczyć – dział księgowości zawsze będzie tego pilnował. Skoro już wiemy gdzie byłeś, łatwo będzie nam przygotować podsumowanie w arkuszu Excela, czy też w innej – wymaganej przez Twoją firmę – formie.

Przypomnienia

W dzisiejszych czasach szybko żyjemy, a to sprawia, że o wielu sprawach można zapomnieć. Nie pozwól sobie na przegapienie ważnych wydarzeń i zadań. Ani na to, by klienci zapomnieli o Tobie.

  1. Wysyłka e-maili do klientów. Wysyłanie podziękowań po spotkaniu czy innych wiadomości przypominających klientom o nas, jest dużym ułatwieniem. O ile tylko technologia używana w firmie na to pozwala, możemy się tym zająć.
  2. Przypomnienia dla Ciebie. Dzięki udostępnieniu kalendarza pomożemy Ci oczywiście zarządzać Twoim czasem tak, byś wiedział gdzie musisz być w danej chwili. Ale możemy też być Twoją osobistą przypominajką – wysyłać Ci maila, sms, a nawet dzwonić, by zwrócić Twoją uwagę na ważne spotkania, urodziny, zaplanowane wizyty, konferencje czy choćby trening na siłowni. Kiedykolwiek tego potrzebujesz.

Twoja prywatna asystentka

Została nam już ostatnia kategoria – delegowanie zadań z obszaru prywatnego, które zajmują Twój cenny czas.

  1. Zakupy online. Wyszukiwanie produktów, których potrzebujesz w sklepach, żeby znaleźć najbardziej korzystną ofertę.
  2. Wybór prezentów. Znalezienie upominków dla Twojej rodziny i bliskich na każdą okazję może się okazać dużo prostsze niż myślałeś.
  3. Wyszukiwanie eventów. Jeśli chcesz się rozwijać albo szukasz ciekawych wydarzeń w dziedzinie, którą się interesujesz – znajdziemy dla Ciebie wszystko i przygotujemy rozpiskę w wygodnej i czytelnej formie
  4. Dbanie o Twój personal branding. Budowanie swojej marki osobistej przyda Ci się w wielu sytuacjach, zarówno w kontaktach z klientami, jak i w przypadku poszukiwań zmian w karierze zawodowej. Wesprzemy Cię w napisaniu ciekawego profilu na LinkedIn. Zaopiekujemy się nim, planując regularne posty. Możemy znajdować informacje z branży, eventy, którymi możesz się dzielić, by łatwiej budować wizerunek eksperta. Możesz liczyć na pomoc z pisaniu czy redagowaniu Twoich artykułów w sieci. A to wszystko bez podawania nam Twoich danych do logowania na koncie LinkedIn. Chcesz wiedzieć jak to robimy? 😉

To są nasze propozycje na wsparcie pracowników działu sprzedaży w ich codziennych obowiązkach. W każdej firmie jednak specyfika pracy, czy też możliwości techniczne mogą być różne. Dlatego jeśli zależy Ci na efektywności Twojej pracy, porozmawiaj z nami – podczas krótkiej konsultacji pomożemy Ci sprawdzić, które zadania są możliwe do oddelegowania i wybrać te, które z nich finalnie oddasz w nasze ręce.

wykrzyknikJeśli masz jeszcze wątpliwości, czy delegowanie zadań jest dla Ciebie i jak się przełamać, zajrzyj do artykułu Delegowanie zadań – dlaczego warto to robić?

A co jeśli nie pracujesz w sprzedaży, tylko w innej branży? Daj nam znać, które z tych punktów możemy przejąć z Twojej listy zadań. Albo też, jakie inne przykłady przychodzą Ci do głowy?

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

%d bloggers like this: