Menu Zamknij

Jak ograniczyć koszty wynajmu biura w 2018 roku (czyli czym jest wirtualne biuro)

wirtualne biuro

Wirtualne biuro to usługa polegająca na outsourcingu obsługi biurowej, bez konieczności wynajmu konkretnego, fizycznego miejsca. Jest to rozwiązanie pomagające przedsiębiorcom, którzy na początku swojej działalności muszą stawić czoła różnym wyzwaniom i chcą redukować koszty. Wirtualne biuro wydaje się być także idealnym wyjściem dla wszelkiego rodzaju firm, oferujących usługi zdalne. Nie potrzebują one specjalnego biura – często pracują z domu.

Co zrobić, żeby oszczędzić?

Gdy zakładasz działalność, często nie przynosi ona zysków od samego początku. Wręcz przeciwnie – pojawiają się ogromne koszty, takie jak ZUS i kupno materiałów, w zależności od tego, jaką działalność prowadzisz. Jednym z największych kosztów jest jednak wynajęcie lokum i zatrudnienie pracowników biurowych. Cena za biuro 30m2 waha się między 1000 a 1500 zł w najlepszej sytuacji. W lepszej lokalizacji lub nowoczesnym budownictwie ceny zaczynają się od 2000 zł. Dodatkowo trzeba doliczyć cenę urządzeń niezbędnych w biurze, m.in. kupna lub dzierżawy drukarki. Minimalny miesięczny koszt wypożyczenia drukarki wynosi niecałe 50 zł. A to nadal nie koniec… Biuro powinno być w pełni wyposażone, należy więc dodać kolejne kilka tysięcy złotych…

I właśnie w tym miejscu pojawia się tańsze rozwiązanie – miejsce, gdzie może być zarejestrowanych wiele firm. Koszt usługi wirtualnego biura zaczyna się od 39zł miesięcznie za podstawowy pakiet (adres, obsługa korespondencji). Bardziej rozbudowane pakiety, oferujące dodatkowo miejsce do pracy, sale szkoleniowe, numer stacjonarny itd. też nie mają tak wysokiej ceny, jak wynajem biura na własną rękę. Ich cena to około 500-600 zł. Można ją obniżyć, wykupując usługę na rok, zamiast płacić miesięcznie. Jak widać, oszczędność jest ogromna!

Prestiżowy adres

Decydując się na ten rodzaj outsourcingu, rejestrujesz swoją firmę pod adresem wirtualnego biura. Największa ich ilość powstaje w centrach dużych miast. Zyskujesz więc rozpoznawalne miejsce, a to wpływa na pozytywny odbiór twojej działalności i budowanie wizerunku. Posiadanie atrakcyjnego adresu to połowa sukcesu. Klienci prędzej zdecydują się na skorzystanie z usług firmy z dużego miasta, niż tych, których działalność jest zarejestrowana w miejscowości, której nazwę kojarzą tylko jej mieszkańcy. Fizyczne wynajęcie biura w dobrej lokalizacji może kosztować majątek, dlatego wielu przedsiębiorców decyduje się na wirtualne biuro, pracując w domu lub wynajmując tańszy lokal na obrzeżach miasta, lub poza nim. Dzięki usłudze wirtualnego biura zyskujesz prestiżową lokalizację, którą możesz się posługiwać, reklamując swoją firmę – za stosunkowo niewielkie pieniądze.

Obsługa korespondencji

Usługa, jaką jest wirtualne biuro,  nie oznacza tylko możliwości rejestracji firmy na podany adres, by nie musieć robić tego na swój adres zamieszkania. Niesie ona za sobą też inne korzyści, na przykład wirtualny adres korespondencyjny. Cała poczta będzie dostarczana na adres firmowy i tylko od klienta zależy, w jaki sposób będzie chciał uzyskać do niej dostęp. Informacja o nowej korespondencji zostaje przekazana natychmiastowo (telefonicznie lub mailowo), a klient może ją odebrać z siedziby wirtualnego biura w odpowiednim dla siebie czasie, bądź skorzystać z rozwiązania, które oferuje skanowanie listów i przesyłanie ich drogą elektroniczną. Usługa ta bywa bardzo przydatna dla osób, które często podróżują i nie chcą otrzymywać służbowej korespondencji na swój prywatny adres oraz – najważniejsze – chcą oszczędzić czas – unikając stania w kolejkach na poczcie. Może to również działać w drugą stronę. Gdy nie masz czasu zająć się wysłaniem listu lub paczki, pracownicy wirtualnego biura zrobią to za ciebie.

Wiele innych korzyści

Usługi oferowane przez wirtualne biuro mogą się różnić, to do nas zależy znalezienie tego, które odpowiada naszym oczekiwaniom. Wiele z nich, oprócz zajmowania się tylko korespondencją listowną, może wykonywać dla klienta inne usługi. Możliwe jest stworzenie indywidualnego numeru telefonicznego, odbiór telefonów i faksów, obsługa skrzynki mailowej oraz przechowywanie dokumentów, do których klient może mieć wgląd w każdej chwili. Kolejnym elementem stawiającym korzystanie z wirtualnych biur w dobrym świetle jest to, że często posiadają one własne sale konferencyjne na wynajem. Można z nich korzystać, pracując jako freelancer, planując szkolenia lub gdy potrzebujesz miejsca na spotkanie ze swoimi klientami i wspólnikami. Na miejscu dostępny jest również wszelki sprzęt biurowy. Doświadczeni pracownicy często zapewniają kompleksową obsługę księgową, a także wsparcie prawne i informatyczne. Mogą być twoim wsparciem doradczym w różnych dziedzinach, a wszystko to w niższej cenie, niż prowadzenie biura w tradycyjny sposób.

A wraz z rozwojem…

Im bardziej twoja firma się rozwija, tym więcej korzyści możesz czerpać z wirtualnego adresu. Dzięki tej usłudze można szerzyć swoją ofertę na lokalnych rynkach poprzez rejestrację kilku wirtualnych biur w większych miastach. Spółka natomiast ma możliwość zarejestrowania oddziału firmy pod wirtualnym adresem, gdy na przykład potrzebuje zarejestrować samochód firmowy na inne miasto niż ma obecnie siedzibę. W sytuacji, gdy dany rejon w kraju oferuje wsparcie dla firm w postaci dofinansowań na szkolenia, rozwój przedsiębiorstwa oraz dotacje, spółka również może wykorzystać adres wirtualny, by skorzystać z danego wsparcia. Oczywiście jeśli nie jest to zabronione w regulaminie. 😉

Czy można napotkać jakieś problemy?

Na adres wirtualny można założyć działalność bez problemów prawnych. Urząd Skarbowy nie ma prawa odmówić prowadzenia takiej działalności i nadania numeru NIP. Wszystkie szczegóły i zasady działania wynikające z korzystania z usługi wirtualnego biura należy ustalić przed podpisaniem umowy. Warto dopytać aktualnych klientów, by uniknąć niepotrzebnych rozczarowań.

Nie każda działalność wymaga stałego miejsca pracy. Warto zastanowić się nad rejestracją swojej firmy w siedzibie wirtualnego biura. Takie rozwiązanie niesie za sobą wiele pozytywnych aspektów, zwłaszcza dla osób dopiero zaczynających swoją działalność, startupów i freelancerów. Jest to duże uproszczenie w promowaniu firmy i podwyższenie jej prestiżu poprzez rozpoznawalny adres. Profesjonalny personel zapewnia pomoc na podstawie swojego doświadczenia, co pozwoli czuć się bardziej bezpiecznie, wchodząc na rynek.

wykrzyknikJeśli uważasz, że opisane rozwiązanie będzie dobre dla Ciebie i jesteś zainteresowany ofertą wirtualnego biura, skontaktuj się z nami telefonicznie lub mailowo – tutaj link do podstrony KONTAKT.
Na hasło „Wirtualna Asystentka” otrzymasz 10% zniżki przez pierwsze 6 miesięcy umowy 🙂

1 Komentarz

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *