Menu Zamknij

5 narzędzi do lepszej organizacji pracy

organizacja pracy

Niezależnie od tego, czy jesteś pracownikiem etatowym, freelancerem czy przedsiębiorcą, na pewno zdajesz sobie sprawę z tego, że dobra organizacja pracy to podwaliny sukcesu. Jeśli nie panujesz nad terminami spotkań, ważnymi datami, informacjami i deadline’ami, będzie Ci trudno zrealizować swoje cele.

Są różne sposoby na poukładanie sobie spraw związanych z pracą. Wiele osób wciąż korzysta z tradycyjnego kalendarza, terminarza czy notatnika. Mogą być one bardzo przydatne, jednak nie dorównują funkcjonalnością nowoczesnym narzędziom, skonstruowanym w takim sposób, aby możliwie jak najbardziej ułatwić pracę. Przedstawię Ci kilka takich, z których moim zdaniem warto korzystać na co dzień.

Kalendarz Google

W pracy bez dobrego kalendarza ani rusz. Kalendarz Google z łatwością zastąpi terminarz w wersji papierowej, a do tego posiada liczne dodatkowe funkcje, które wyniosą Twoją efektywność na wyższy poziom.

1. Powiadomienia

Do każdego spotkania czy wydarzenia możesz ustawić powiadomienie, które zobaczysz na swoim telefonie – pół godziny przed spotkaniem czy dzień przed ważnym wydarzeniem w firmie. Tym sposobem na pewno nic Ci nie umknie, nawet jeśli jesteś bardzo zajęty.

2. Google Meet

Ciekawym uzupełnieniem zapisywania spotkań online w kalendarzu Google jest opcja ustawienia od razu wideorozmowy na Google Meet. Możesz bezpośrednio z aplikacji wysłać zaproszenie na spotkanie, a inni użytkownicy otrzymają je na swoje skrzynki mailowe. Tam również będą mogli potwierdzić swój udział w wydarzeniu.

3. Współdzielenie

Ty i Twój zespół możecie połączyć swoje kalendarze. Dzięki temu będziecie widzieć zaplanowane czynności współpracowników. Z łatwością zaproponujecie dogodny dla wszystkich termin spotkania. Innym sposobem wykorzystania tej funkcji jest połączenie swojego kalendarza firmowego z prywatnym kontem Google – w ten sposób nie umówisz się na rozmowę telefoniczną z klientem podczas wcześniej zaplanowanej wizyty u lekarza.

4. Google Goals

Potrzebujesz czasu dla siebie i na swoje hobby, ale Twój kalendarz wydaje się być wypełniony po brzegi? Użyj funkcji Google Goals (dostępnej w płatnym GSuite), która przeanalizuje Twoje zaplanowane działania i zaproponuje optymalny termin na realizację celu. Jak aplikacja powie Ci, że masz na coś czas, łatwiej będzie w to uwierzyć. :wink:

Trello

Jeśli chcesz skutecznie zarządzać swoimi projektami i zadaniami, koniecznie skorzystaj z Trello. Ta aplikacja wspiera m. in. zarządzanie zadaniami przy pomocy japońskiej metody kanban, dzięki której zoptymalizujesz swoją pracę.

1. Tablice i karty

Podstawą Trello jest system tablic i kart, które można dowolnie dodawać i modyfikować. Do każdego z zadań da się przydzielić osobę z zespołu i dodać termin wykonania. Służy to przejrzystemu rozpisaniu projektu, a później jego skutecznej realizacji.

2. Monitorowanie pracy

Ważną funkcją jest też przesuwanie kart, oparte właśnie na metodzie Kanban. W najbardziej podstawowej formie wystarczy przygotować trzy kolumny: “do zrobienia”, “w trakcie” oraz “zrobione”. Wtedy cały zespół może śledzić, na jakim etapie są poszczególne elementy projektu i dostosować do tego swoją pracę.

3. Uwolnienie miejsca w pamięci oraz czasu

Kiedy pomysł z naszej głowy zostaje jasno rozpisany na ekranie monitora, czujemy ulgę. Nasza pamięć jest znacznie mniej obciążona i zwalnia się w niej miejsce na nowe projekty. Oprócz tego, dzięki zapanowaniu nad chaosem, zyskujemy więcej czasu. Jeśli masz poczucie, że Twoja doba jest za krótka i nie nadążasz z realizacją swoich pomysłów, warto też rozważyć rozpoczęcie współpracy z wirtualną asystentką. Sprawdź, jakie zadania możesz nam oddelegować.

Webtime tracker

Innym sposobem na zyskanie dodatkowych godzin na pracę jest śledzenie i uświadomienie sobie, ile czasu każdego dnia przeznaczamy na bezproduktywne przeglądanie stron internetowych. Zdaje Ci się, że robisz sobie przerwę na kilka minut, żeby oczyścić myśli przed rozpoczęciem kolejnego zadania? Webtime tracker mierzy, ile faktycznie czasu spędzamy w sieci na różnych stronach. I sprawia, że łapiemy się za głowę.

1. Statystyki

Aplikacja będzie skrzętnie śledzić, ile czasu schodzi nam na przeglądaniu poszczególnych stron www. Następnie będziemy mogli zobaczyć statystyki zaprezentowane w przyjemnej dla oka formie wykresu kołowego. Podjęcie refleksji nad tymi danymi pozwoli nam lepiej zapanować nad nawykiem “scrollowania”.

2. Sposób działania

Warto też zwrócić uwagę na kilka szczegółów. Webtime tracker posługuje się precyzyjnym algorytmem, który mierzy czas tylko wtedy, gdy okno przeglądarki jest aktywne. Jeśli będziemy w międzyczasie używać innych aplikacji, zostanie to wzięte pod uwagę. No i nie bez znaczenia jest wygodna forma użycia w postaci wtyczki do Google Chrome.

Pocket

Przeglądając sieć, niejednokrotnie trafiamy na wartościowe artykuły warte zachowania na przyszłość. Zdarza się też, że chcemy obejrzeć interesujący filmik, a w danym momencie nie mamy na to czasu. Tu z pomocą przychodzi nam Pocket, czyli nic innego niż wirtualna kieszeń.

1. Wizualna forma

Prawdopodobnie zdarza Ci się zapisywać linki do artykułów w zakładkach przeglądarki albo filmiki na różnych listach “do obejrzenia”. Jednak zwykle są one nieprzejrzyste, przez co nie mamy ochoty do nich wracać i wkrótce zapominamy, co mieliśmy przeczytać czy zobaczyć. Pocket, dzięki wizualnej formie zachowanych linków, sprawia, że chętnie do niego zaglądamy i z łatwością odnajdujemy zapisane przez nas treści.

2. Prostota i porządek

Każdy wybrany link możemy zachować za pomocą jednego kliknięcia, nadać mu etykietę, czy posortować według kategorii. Do tego treści są dla nas dostępne na dowolnym urządzeniu. Dzięki Pocket już nigdy nie zgubisz dobrego artykułu w odmętach Internetu. :wink:

Google Keep

Oprócz treści z sieci niejednokrotnie potrzebujemy również sporządzać i przechowywać własne notatki. Jak wypróbujesz Google Keep, nigdy już nie wrócisz do stosowania kartki i długopisu.

1. Różnorodność notatek

Długopisem zapiszesz wprawdzie słowa, ale nie zrobisz nim zdjęcia, ani nie nagrasz filmu – a takie właśnie typy notatek są dostępne w Google Keep. Dla większego porządku możesz je oznaczyć kolorami i etykietami. Poza tym istnieje opcja ustawienia przypomnienia o danej notatce.

2. Powiązanie z kontem Google

Niewątpliwie bardzo wygodne jest to, że jest to aplikacja z pakietu Google. Dzięki temu mamy łatwy dostęp do naszych zapisków i możemy sprawnie udostępnić je współpracownikom.

3. Elektroniczna wersja papierowego notatnika

Choć Google Keep jest w zasadzie rodzajem notatnika, nie miej wątpliwości, że ten tradycyjny, papierowy, nie będzie już zbyt przydatny. Zwłaszcza jeśli nie przepadasz za wiecznie pokreślonymi listami zadań, nieczytelnymi zapiskami i wyrwanymi stronami. Elektroniczna wersja pozwoli Ci zachować porządek i schludność.

Jest to oczywiście tylko kilka propozycji narzędzi ułatwiających pracę – istnieje ich dużo więcej. Chciałam jednak wybrać dla Ciebie kilka z nich, żebyś nie musiał tracić czasu na samodzielne poszukiwania. Czy korzystałeś kiedyś z któregoś z nich? A może znasz inne ciekawe alternatywy? Jeśli tak, podziel się tym w komentarzu!

Sprawdź też...