Kiedy rozglądasz się za usługami wirtualnej asystentki, prawdopodobnie jedną z pierwszych rzeczy, które zrobisz, będzie wyszukanie cennika. Zawiera on ważne informacje dla przedsiębiorcy czy freelancera chcącego oddelegować część swoich zadań. Pozwala rozwiązać kwestię: czy stać mnie na wsparcie wirtualnej asystentki? Jeśli wnikliwie analizujesz swoje potencjalne wydatki, być może zadasz sobie również pytanie: z czego wynika ta stawka godzinowa? Czy to mi się opłaca?
Za pomocą tego artykułu chciałybyśmy rozwiać Twoje wątpliwości. Cenimy sobie jasne zasady współpracy z naszymi klientami, w tym również transparentność w sprawach finansowych. Chcesz wiedzieć, z czego wynika stawka, którą widzisz w cenniku wirtualnej asystentki? Co wchodzi w jej skład oprócz samego wynagrodzenia? Zapraszamy do lektury.
Jakie koszty ponosi wirtualna asystentka w swojej firmie?
Pierwszą sprawą, jaką chciałybyśmy poruszyć, jest fakt, że wirtualnej asystentki nie zatrudnia się jak zwykłego pracownika firmy. Na ogół podpisuje ona z klientami umowy B2B (z ang. business to business), czyli współpracuje z innymi właścicielami biznesów jako samodzielna przedsiębiorczyni. Jako że posiada własną działalność gospodarczą, musi ponosić liczne koszty z tym związane.
1. Składki ZUS i na ubezpieczenie zdrowotne
Opłacenie składek społecznych i zdrowotnych to obowiązek każdego polskiego przedsiębiorcy. Przez pierwsze dwa lata prowadzenia działalności można skorzystać z ulg w ZUS-ie, jednak po upływie tego czasu stanowią one znaczne obciążenie comiesięcznego budżetu wirtualnej asystentki.
2. Sprzęt
W pracy wirtualnej asystentki bez dobrego sprzętu ani rusz. Kluczowy jest solidny laptop, który trzeba co kilka lat wymieniać, aby móc sprawnie wykonywać swoje obowiązki (bo przecież w cenniku wirtualnej asystentki widnieje stawka godzinowa, dlatego klientom zależy na jak najszybszym wykonywaniu powierzonych zadań). Nie mniej istotny jest telefon z pamięcią pozwalającą korzystać z licznych aplikacji i aparatem fotograficznym wykonującym wysokiej jakości zdjęcia (zwłaszcza, gdy asystentka obsługuje social media firm). Do tego dochodzi drukarka (łącznie z papierem i tonerem), dobre słuchawki z mikrofonem i niekiedy kamera do rozmów online, klawiatura i myszka, czasem też lampa do zdjęć, a niejednokrotnie także inne sprzęty, w zależności od specjalizacji asystentki.
3. Media
Wirtualna asystentka pracuje na ogół całkowicie zdalnie. W związku z tym sama musi zapewnić sobie dostęp do wszelkich mediów. Podstawą oczywiście jest szybkie i sprawne łącze internetowe, bez którego asystentka nie będzie w stanie wykonać swoich obowiązków. Oprócz tego potrzebuje opłacić abonament telefoniczny, aby móc kontaktować się z klientami i usługodawcami. Ponadto zużyje prąd na podłączenie sprzętu i oświetlenie, a także ogrzewanie i wodę (z których nie musiałaby korzystać we własnym domu czy wynajętym do pracy pomieszczeniu, przebywając w biurze pracodawcy).
4. Miejsce do pracy
Pracownikowi etatowemu pracodawca powinien zapewnić komfortowe miejsce do wykonywania obowiązków. Wirtualna asystentka zatrudnia się sama, a jako że spędza zwykle kilka godzin dziennie, wykonując swoje obowiązki przed komputerem, potrzebuje zaopatrzyć się w biurko o odpowiedniej wielkości i wysokości oraz ergonomiczny fotel. Często przydają się także drobniejsze udogodnienia, takie jak podstawka pod laptopa, podkładka pod myszkę, papierowy terminarz itp. Zdarza się również, że do tego dochodzą koszty wynajmu biura, ponieważ nie każda wirtualna asystentka ma możliwość zorganizowania sobie miejsca pracy tam, gdzie obecnie mieszka.
5. Strona www, programy i aplikacje
Aby dotrzeć do potencjalnych klientów, wirtualna asystentka potrzebuje swojej strony internetowej – musi opłacić domenę i serwer. Oprócz tego często korzysta z płatnych wersji programów i aplikacji (jak np. Canva Pro, Office 365 czy pakiet Google Workspace), aby zapewnić najwyższą jakość wykonywanych usług.
6. Dodatkowe usługi, szkolenia
Choć wirtualne asystentki są na ogół wielozadaniowe, same też korzystają z usług innych specjalistów. Niektóre samodzielnie prowadzą własną księgowość, ale jeśli specjalizują się w innego typu zadaniach, potrzebują pomocy księgowej. Zdarza się, że niezbędna jest konsultacja z prawnikiem np. w sprawie umów, wsparcie informatyka przy naprawie sprzętu itd. Oprócz tego wirtualna asystentka musi być na bieżąco z nowinkami z branży, dlatego regularnie kupuje nowe szkolenia. Dzięki nim może utrzymywać wysoki poziom swoich usług.
Podsumowując – koszty jednorazowe i miesięczne wirtualnej asystentki mogą wyglądać następująco:
- Koszt jednorazowy (ponoszony okresowo, zwykle raz na kilka lat) – od 6700 zł wzwyż
- Koszty stałe miesięczne – od 730 zł/miesiąc
Ile faktycznie pracuje wirtualna asystentka?
Znasz już najistotniejsze koszty, które ponosi wirtualna asystentka w swojej firmie. Jednak nie mniej ważny jest czas poświęcony na wykonywanie zadań. Asystentka otrzymuje wynagrodzenie za godziny spędzone tylko i wyłącznie na pracy, czego nie da się powiedzieć o pracowniku etatowym.
1. Czas pracy freelancera
Freelancer, czyli osoba samozatrudniona, część dnia spędza na pracy, ale wykonuje również inne czynności, które nie są jego zadaniami zawodowymi. W przypadku wirtualnej asystentki rozliczającej się na godziny licznik “tyka” tylko w trakcie pracy – wszelkie przerwy liczą się jako czas prywatny (czyli zupełnie inaczej niż w przypadku pracownika etatowego – więcej na ten temat w dalszej części artykułu).
2. Inne, nieodpłatne zadania wirtualnej asystentki
Aby firma wirtualnej asystentki mogła funkcjonować, niezbędne jest wykonanie dodatkowych czynności pochłaniających czas (a co za tym idzie, również pieniądze). Asystentka, poza zadaniami dla swoich klientów, musi poświęcić kilka godzin miesięcznie na organizację własnych spraw firmowych: księgowość (lub kontakt z księgową), poszukiwanie nowych kontrahentów i partnerów do współpracy, czy działania marketingowe.
3. A co z urlopem?
Warto również pamiętać o tym, że wirtualna asystentka od czasu do czasu potrzebuje urlopu, zdarza jej się zachorować, musi niekiedy zająć się chorym dzieckiem lub innym członkiem rodziny, załatwia też swoje sprawy prywatne. Potrzebuje także regularnie uczyć się nowych rzeczy. Za te wszystkie “wolne” dni nikt jej nie płaci, ponieważ zarabia tylko wtedy, kiedy “tyka” zegar naliczający jej czas pracy.
4. Jakość wykonanej pracy
Nie bez znaczenia jest również fakt, że wysokość zapłaty ma bezpośredni wpływ na zadowolenie z pracy, a zatem także jakość jej wykonania. Odpowiednio wynagrodzona wirtualna asystentka dołoży wszelkich starań, aby jak najlepiej wykonać swoje obowiązki. Natomiast jeśli będzie zarabiać poniżej swoich możliwości i oczekiwań, szybko doprowadzi to ją do frustracji i poszukiwania klientów, którzy będą w stanie docenić ją za pomocą odpowiedniej płacy. Klient, który próbuje “oszczędzać”, zaniżając stawkę godzinową, wkrótce sam jest stratny, gdyż musi szukać nowej osoby do pracy i kolejny raz poświęcić czas na jej wdrożenie.
To może lepiej zatrudnić kogoś na etat?
Skoro wirtualna asystentka ma tyle wymagań, a jej cennik sprawia, że nie każdego na nią stać, może jednak bardziej opłaca się zatrudnić “zwykłego” pracownika na etat?
1. Koszt wynagrodzenia pracownika
Ile będzie Cię kosztować pracownik etatowy? Oprócz wypłaty netto, czyli na rękę, będziesz musiał także opłacić ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. W momencie powstawania tego tekstu, w 2022 roku, z pensji pracownika należy zapłacić składkę emerytalną, rentową, chorobową oraz zdrowotną. Do tego dochodzą tzw. koszty “super brutto”, czyli pokrywane przez pracodawcę. I tutaj mamy kolejną składkę emerytalną i rentową, a do tego wypadkową, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Przy wynagrodzeniu asystentki etatowej na poziomie 3000 zł na rękę, wynagrodzenie brutto wyniesie 3917,27 zł, a całkowity koszt pracodawcy 4719,54 zł. Łącznie do kwoty netto wypłaty pracownika musisz dopłacić…ponad 57% wynagrodzenia netto. Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj.
2. Inne koszty
Oprócz comiesięcznych opłat na pracownika etatowego musisz ponieść jeszcze sporo dodatkowych kosztów. Zaczyna się od rekrutacji i wdrożenia – na to musisz poświęcić swój czas lub zlecić to jednemu ze swoich pracowników, który podczas tego procesu nie będzie mógł wykonać swoich bieżących zadań. Następnie konieczne jest wyposażenie i utrzymanie stanowiska. Poza tym trzeba również zapłacić za czas, kiedy dana osoba nie pracuje – jest na urlopie (20-26 dni rocznie), choruje, opiekuje się dziećmi lub bliskimi. Nie mówiąc o tym, że ktoś inny musi wówczas przejąć jej obowiązki – i za to również trzeba zapłacić. Do tego dochodzą szkolenia, premie, paczki świąteczne…
3. Wydajność pracownika
Osoba zatrudniona na umowę o pracę na pełny etat spędza w firmie osiem godzin dziennie 5 dni w tygodniu (zakładając, że nie ma nadgodzin). W ciągu tych ośmiu godzin należy jej się 15 minut przerwy, zgodnie z zasadami BHP. Oprócz tego kilka razy w ciągu dnia korzysta z toalety, robi sobie kawę lub herbatę, rozmawia ze współpracownikami. Czasem odbierze prywatny telefon, odpisze na otrzymaną wiadomość. Nawet osoba mocno zaangażowana w swoje zadania nie spędzi pełnych ośmiu godzin na pracy. W związku z tym pracodawca płaci również za wszystkie “przerwy” swojego pracownika.
Podsumowując – koszty jednorazowe i miesięczne zatrudnienia pracownika na etacie mogą wyglądać następująco:
- Koszt jednorazowy (ponoszony okresowo, zwykle raz na kilka lat) – od 5900 zł wzwyż
- Koszty stałe miesięczne – od 4820 zł/miesiąc
Oczywiście możesz wybrać dla swojego nowego pracownika używany sprzęt czy biurko, z którego wcześniej korzystałeś. Możesz też spróbować znaleźć kogoś na pół etatu lub zatrudnić na umowę zlecenie osobę ze statusem studenta – jednak nie gwarantujemy, że jakość pracy tej osoby sprosta Twoim oczekiwaniom.
Kiedy zapoznałeś się już ze szczegółowymi wydatkami na pracownika etatowego, cennik wirtualnej asystentki wydaje się już o wiele bardziej przystępny, prawda? Pomijając kwestie finansowe, warto zauważyć też inną zaletę współpracy z asystentką – możesz zdecydować się na dowolną liczbę godzin współpracy – od kilku do nawet kilkuset godzin w miesiącu (oczywiście wtedy będziesz potrzebować więcej niż jednej wirtualnej asystentki ;)). W okresach, kiedy w Twojej firmie nie ma zbyt dużo pracy, możesz wykupić mniejszy pakiet godzin. Zatrudnienie pracownika na etacie nie da Ci tak dużej elastyczności.
Mamy nadzieję, że teraz lepiej rozumiesz, z czego wynika stawka godzinowa w VAssistance. Czy udało nam się przekonać Cię, że warto podjąć współpracę z wirtualną asystentką? Jeśli tak, dowiedz się również, jak zrobić to efektywnie, a następnie zapraszamy do kontaktu. 🙂
