Jak 10 h pracy wirtualnego asystenta miesięcznie pomaga firmie z branży IT (case study)

Software house’y, start-upy i firmy zajmujące się outsourcingiem programistów to klienci, którzy najczęściej zgłaszają się do nas po wsparcie asystenckie. Jest to jedna z naszych ulubionych branż, ponieważ nawiązując współpracę z takim zespołem, wiemy, że znają oni specyfikę pracy zdalnej. Właściciele takich firm są świadomi, jakie korzyści daje ta forma pracy, a jednocześnie z jakimi trudnościami się ona wiąże. Lubimy też w tej grupie klientów to, że są, bardziej niż w innych branżach, otwarci na nowe pomysły i rozwiązania. Jednocześnie cenią sobie wysoką jakość realizowanych zadań i oczekują optymalnych rozwiązań — a to akurat nasz konik. 🙂

W tym case study zobaczysz, jak 10 godzin pracy wirtualnego asystenta usprawnia procesy w firmie RorohikoHouse. Jakie zadania wykonuje wirtualny asystent i w jaki sposób jego praca zwiększa produktywność zespołu. Sprawdź, jak działania wirtualnej asysty wpływają na jakość obsługi kadrowo-księgowej w firmie.

Zakres działań: asysta księgowo-kadrowa

Wielkość zespołu klienta: 40 osób, w tym 10 osób w zespole wewnętrznym i 30 zewnętrznych kontraktorów

Profil klienta i jego trudności

RorohikoHouse to agencja specjalizująca się w dostarczaniu usług programistycznych w modelu outsourcingowym firmom zajmującym się tworzeniem aplikacji mobilnych i stron www. Organizacja liczy aktualnie 40 pracowników, w tym 10 osób zatrudnionych jako zespół wewnętrzny oraz 30 kontraktorów współpracujących na zasadach B2B. 

Zespół wewnętrzny tworzą: 

• dwóch specjalistów ds. marketingu (jeden z nich koordynuje działania marketingowe i pisanie treści pod SEO, a drugi prowadzi social media RorohikoHouse), 
• trzy osoby odpowiadające za sprzedaż usług i kontakt z klientami, 
• a także trzech specjalistów ds. HR, którzy szukają na LinkedIn i Facebooku odpowiednich osób do nowych projektów. 

Zespół zewnętrzny to wysoko wykwalifikowani specjaliści w branży IT, głównie developerzy Java, JavaScript, HTML, CSS oraz osoby odpowiedzialne za UX tworzonych rozwiązań. 

Powyższe kompetencje są scalane przez dwóch Project Managerów, odpowiedzialnych za dowożenie zleconych projektów.

Firma działa na skalę globalną, obsługując klientów z różnych państw, również spoza Unii Europejskiej. Dzięki szerokiej ofercie jest w stanie sprostać najróżniejszym potrzebom kontrahentów. Agencja kładzie duży nacisk na innowacyjność i ciągłe doskonalenie pracowników. Śledzi najnowsze trendy oraz technologie w branży, aby cały czas być o krok przed konkurencją.

CEO RorohikoHouse, Mateusz, działa na wielu płaszczyznach — chętnie angażuje się w większość procesów działających wewnątrz firmy. Przed podjęciem współpracy z wirtualnym asystentem większością zadań zajmował się sam. Zarówno podpisywaniem umów z kontrahentami firmy, jak i dokumentacją potrzebną przy zatrudnianiu nowych osób do zespołu. 

Również na jego głowie pozostawały takie sprawy, jak wystawianie faktur dla aktualnych kontrahentów, opłacanie, a także gromadzenie faktur kosztowych dla biura rachunkowego, archiwizacja dokumentacji kadrowej czy zlecanie przelewów wynagrodzeń całemu zespołowi. 

Od czasu do czasu w bieżących zadaniach wspierały go osoby z wewnętrznego zespołu. Jednak nie mając odpowiedniej wiedzy księgowo-kadrowej, osoby te często nie traktowały przekazanych im zadań z odpowiednią starannością. Faktury sprzedażowe były wystawiane z błędnymi datami lub nieodpowiednimi kwotami. Faktury kosztowe nie miały kompletnych danych, często w ogóle nie trafiały do biura rachunkowego lub trafiały z opóźnieniem, co skutkowało korektami składanymi do Urzędu Skarbowego i ryzykiem kolejnych kontroli. Brak stworzonego procesu rozliczania zespołu powodował, że przelewy wynagrodzeń wychodziły z opóźnieniem, co niejednokrotnie wpływało negatywnie na motywację współpracowników.

Nagromadzenie obowiązków i odpowiedzialności w rękach Mateusza sprawiało, że procesy decyzyjne podejmowane w organizacji znacznie się wydłużały. Ponadto, ze względu na brak czasu, Mateusz nie miał możliwości skoncentrowania się na kluczowych działaniach związanych z rozwojem swojej firmy. Dodatkowym wyzwaniem przy próbie stworzenia odpowiednich procedur związanych z obiegiem dokumentów kadrowych bądź faktur był fakt, że cały zespół pracuje w modelu zdalnym.  

Nawiązanie współpracy z VAssistance

Po konsultacji wstępnej z Mateuszem podjęliśmy decyzję o oddelegowaniu do jego zespołu wirtualnej asystentki z 3-letnim doświadczeniem i znajomością przepisów księgowo-kadrowych. Naszym celem było możliwie szybkie zapewnienie mu poczucia bezpieczeństwa w tym obszarze, ponieważ z rozmowy wprost wynikało, że jest już mocno zmęczony i zestresowany bieżącą sytuacją. Martwił się, że nawarstwiające się braki w dokumentacji zakończą się kolejną kontrolą z Urzędu Skarbowego.

W ciągu pierwszego miesiąca współpracy asystentka księgowo-kadrowa przejęła obsługę procesów związanych z rozliczeniami pracowników i terminowym wypłacaniem im wynagrodzeń: 

1. Przygotowała arkusz w GSheets, gdzie zebrała dane ze wszystkimi stawkami kontraktorów i wewnętrznego zespołu; w zestawieniu uwzględniła również informacje o sposobach rozliczania, projektach, przy których pracuje konkretna osoba, czy danych niezbędnych do wykonania przelewu, w tym oznaczenia, z którego konta bankowego wychodzi dany przelew.
2. Na podstawie raportów czasu pracy poszczególnych osób, które zespół wypełniał w GSheets, zaproponowała i wdrożyła automatyczne zaczytywanie danych do jednego głównego arkusza, co zaoszczędziło jej sporo czasu. Dodatkowo, dzięki zastosowanym formułom, w arkuszu wyliczały się ostateczne kwoty wynagrodzeń.
3. Asystentka na bieżąco weryfikowała nadesłane przez zespół faktury i uzupełniała stworzony arkusz. Jeśli któryś z kontraktorów nie przesłał swojej faktury w ustalonym terminie — kontaktowała się z nim i przypominała o wystawieniu brakującego dokumentu. Tym samym mocno skrócił się proces rozliczania zespołu. 
4. Aby wszystkie najpotrzebniejsze dane były w jednym miejscu, asystentka gromadziła otrzymane faktury w przygotowanym przez nią folderze na Dysku Google, a następnie linkowała je w arkuszu w odpowiednich wierszach.
5. Następnie ustawiała przelewy wynagrodzeń — robiła to w dwóch lub trzech turach, żeby usprawnić ten proces i nie wymuszać na CEO wielokrotnego logowania się na konta bankowe. W pierwszej turze szły przeważnie przelewy dla osób na umowie zleceniu oraz pierwsze przelewy dla kontraktorów, w drugiej turze pozostałe przelewy dla kontraktorów i otrzymane w międzyczasie faktury kosztowe za dodatkowe usługi czy zakupy. Ta część procesu również znalazła swoje miejsce w arkuszu — asystentka przy ustawianiu przelewów stosowała następujące oznaczenia:
   • CZEKA — jeśli przelew był ustawiony lub 
   • TAK — jeśli został potwierdzony przez CEO i wyszedł już z konta. 

Aktualny status przelewów był weryfikowany przez asystentkę podczas ustawiania kolejnych płatności. Dzięki temu CEO miał dokładny wgląd w to, kto już otrzymał wynagrodzenie, a które przelewy jeszcze musi potwierdzić. Ponadto asystentka po ustawieniu każdej tury wysyłała Mateuszowi maila, tytułując go jako [WAŻNE] Na kontach bankowych czekają przelewy do potwierdzenia. W tych wiadomościach wyszczególniała, jakie płatności zostały ustawione i na którym koncie bankowym (w PLN, czy walutowym w przypadku płatności kontraktorom zagranicznym).

Tak przygotowane zestawienie umożliwiało asystentce nie tylko sprawne przejście przez proces rozliczenia zespołu. Dawało także możliwość wygenerowanie w łatwy sposób statystyk kosztów pracy całego teamu za konkretny miesiąc. Asystentka księgowo-kadrowa przygotowała również w osobnej zakładce raport dla CEO, używając odpowiednich formuł, który pokazywał aktualny status kosztów. Dzięki temu CEO mógł weryfikować wydatki na bieżąco, a nie dopiero po zakończeniu miesiąca.

Mateusz natomiast otrzymał dostęp do wszystkich informacji, które umożliwiły mu monitorowanie sytuacji w firmie. Nie musiał już tracić czasu na poszukiwanie interesujących go danych, rozproszonych w kilku miejscach.

W drugim miesiącu współpracy, kiedy proces rozliczania zespołu został wdrożony i asystentka upewniła się, że działa on sprawnie, kolejnym etapem było:

1. Przygotowanie, przy niewielkim wsparciu ze strony CEO i osób z zespołu, listy wszystkich cyklicznych faktur kosztowych. Następnie upewnienie się, że ma dostępy do systemów, z których będzie mogła pobrać te dokumenty. 
2. W utworzonym wcześniej arkuszu pod przelewy wynagrodzeń, założenie nowej zakładki z pozostałymi kosztami firmy. Do tej zakładki trafiały co miesiąc wszystkie powyższe faktury cykliczne, które również były gromadzone przez asystentkę na Dysku Google i linkowane w przygotowanym arkuszu.
3. Tutaj również asystentka użyła oznaczeń CZEKA dla przelewów, które były przez nią ustawiane na kontach bankowych. Pozostałe płatności były pobierane z konta automatycznie, za pośrednictwem karty debetowej.
4. Dodatkowo, żeby ograniczyć braki w fakturach kosztowych gromadzonych przez zespół, asystentka:
   • zaproponowała stworzenie prostej procedury w GDocs z informacją, jakie dokładnie dane powinny się znaleźć na fakturach kosztowych i dlaczego jest to ważne — dokument ten został udostępniony do wglądu wszystkim osobom z zespołu,
   • na początku miesiąca na jednym z kanałów na Slacku wysyłała wiadomość do zespołu z przypomnieniem o przesłaniu jej wszystkich jednorazowych faktur kosztowych, jeśli takie się pojawiły — następnie faktury te były jej wysyłane w wiadomościach prywatnych od poszczególnych osób z zespołu, a asystentka zapisywała je na dysku z plikami do biura rachunkowego,
   • w pierwszych dniach miesiąca pobierała wyciąg bankowy za poprzedni miesiąc i przeglądała przelewy wychodzące z konta, upewniając się, że pod każdą transakcję ma wszystkie potrzebne dokumenty. 

Dodatkowo asystentka przygotowała zestawienie wszystkich kosztów, a także przychodów firmy i aktualizowała je co miesiąc na podstawie zebranych faktur. Dzięki użyciu odpowiednich formuł większość danych zaczytywała się sama z miesięcznych arkuszy z kosztami. Tym samym Mateusz miał dokładną informację co do wielkości kwot wychodzących z konta bankowego w danym miesiącu.

Asystentka księgowo-kadrowa przejęła również proces wystawiania faktur sprzedażowych oraz kontrolowała płatności za te faktury: 

1. Dla usprawnienia procesu wystawiania i wysyłania faktur przygotowała oddzielny arkusz. Umieściła w nim wszystkie projekty realizowane przez RorohikoHouse — zarówno cykliczne, jak i jednorazowe. 
2. Dla każdego projektu uwzględniła: osoby przy nim pracujące, stawki dla klienta, dane niezbędne do wystawienia faktury, numer faktury oraz jej status — WYSŁANA / OPŁACONA / PRZETERMINOWANA. 
3. W kolejnych miesiącach, na podstawie przepracowanych przez kontraktorów godzin, wystawiała faktury przez system XYZ, wprowadzała wszystkie dane do arkusza i wysyłała faktury do klientów. 

Jednocześnie dzięki dostępowi do konta bankowego firmy, monitorowała płatności za wystawione i wysłane kontrahentom faktury. Jeśli termin płatności niektórych faktur został przekroczony, asystentka wysyłała kontrahentowi maila, żeby upewnić się, czy na pewno otrzymał przesłaną fakturę. 

Gdy już najważniejsze procesy zostały uporządkowane, asystentka księgowo-kadrowa, w porozumieniu z CEO, zaproponowała jeszcze:

• ustalenie z biurem rachunkowym, żeby faktury kosztowe i sprzedażowe nie były wysyłane mailem do biura, tylko udostępniane bezpośrednio na Dysku Google — dzięki temu faktury nie były powielane, lecz trafiały zawsze w jedno miejsce, gdzie były księgowane i archiwizowane przez księgową,
• przejrzenie folderu z dokumentacją kadrową oraz zaplanowanie sposobu jej archiwizacji, żeby dokumenty każdego pracownika miały swoje miejsce na dysku i łatwo je było znaleźć,
• opracowanie systemu wyliczania premii dla pracowników, którymi Mateusz chciał nagradzać za dobre wyniki i motywować zespół.

Dodatkowo asystentka zauważyła, że płatności za subskrypcje walutowe były pobierane z rachunku PLN, przez co spółka traciła na przewalutowaniu. Zaproponowała więc przeniesienie subskrypcji na odpowiednie konta walutowe, tym samym pozwoliło to zaoszczędzić sporo środków w skali roku.

Ile czasu zajmuje wirtualnej asystentce obsługa księgowo-kadrowa 40-osobowego zespołu?

Zastanawiasz się, jakie dokładnie działania zmieściły się w wybranym przez RorohikoHouse pakiecie? Zebraliśmy dla Ciebie listę realizowanych podczas współpracy zadań:

-> Rozliczenie miesięczne zespołu oraz kontraktorów – 1.5 h

• uzupełnienie godzin w arkuszach
• sprawdzenie poprawności faktur otrzymanych przez kontraktorów
• zapisanie faktur na dysku dla biura rachunkowego
• podlinkowanie faktur w odpowiednich wierszach

-> Uzupełnienie arkusza z fakturami kosztowymi (15-20 faktur miesięcznie) – 0.5 h

• uzupełnienie kwot w arkuszach
• zapisanie faktur na dysku dla biura rachunkowego
• podlinkowanie faktur w odpowiednich miejscach

-> Ustawienie przelewów wynagrodzeń dla wewnętrznego zespołu i kontraktorów oraz za faktury kosztowe – 1 h

-> Uzupełnienie arkusza z kosztami spółki — dopisanie dodatkowych faktur w sekcji z kosztami zmiennymi, weryfikacja poprawności sumowania kwot i wysyłka maila z informacją do CEO – 0.5 h

-> Wystawienie faktur cyklicznych i jednorazowych oraz ich wysyłka do klientów (około 40 faktur) – 2 h

-> Sprawdzanie przelewów na koncie bankowym – 0.5 h

• aktualizacja statusów w arkuszu z wynagrodzeniami i kosztami
• sprawdzenie płatności za faktury sprzedażowe i aktualizacja statusów w pliku z listą faktur

-> Weryfikacja, czy na dysk z dokumentami do biura rachunkowego trafiły wszystkie faktury za poprzedni miesiąc – 0.5 h

-> Obliczanie premii dla osób z zespołu – 0.5 h

-> Uporządkowanie dokumentacji kadrowej – 2 h jednorazowo

-> Kontakt z zespołem oraz kontraktorami i wyjaśnianie ewentualnych niezgodności godzin pracy lub kwot na fakturach – 1.5-2 h

-> Kontakt mailowy z klientami spółki i odpowiadanie na dodatkowe pytania związane z wysłanymi fakturami – 0.5 h

-> Spotkanie online z Mateuszem w celu przedyskutowania ewentualnych usprawnień i zmian w procesach rozliczania zespołu – 0.5 h

Podsumowanie

Pakiet 10 h pracy wirtualnej asystentki pozwolił rozwiązać następujące problemy w RorohikoHouse:

• uwolnienie czasu CEO — teraz to asystentka podlicza przepracowane przez zespół godziny oraz monitoruje poprawność otrzymywanych od kontraktorów faktur, tym samym uwalniając Mateuszowi 10 dodatkowych godzin miesięcznie, które mogą zostać przeznaczone na inne ważne dla firmy obszary; 
• brak kontroli nad firmowym cashflow — Mateusz wcześniej nie wiedział, ile pieniędzy wychodzi co miesiąc z konta bankowego; bieżąca aktualizacja arkusza z kosztami pozwala mu ustalić, ile środków zostanie na koncie na koniec miesiąca, a automatyczne raporty pozwalają mu na bieżąco kontrolować sytuację w firmie;
• natłok obowiązków sprawiał, że Mateusz często czuł obawę, że przegapi płatność za fakturę lub przeleje niepoprawną kwotę, co spowoduje pogorszenie relacji między nim a kontraktorem — policzenie i ustawienie wszystkich przelewów przez asystentkę, a także nadzór, aby powyższe sytuacje nie miały miejsca, to klucz do spokoju CEO;
• braki w fakturach dla księgowej — Mateusz nie otrzymuje już maili z informacją o brakujących dokumentach, więc nie musi poświęcać czasu na ich znalezienie; asystentka sama identyfikuje ewentualne braki i stara się uzupełnić dokumenty, kontaktując się bezpośrednio z zespołem, a nie z Mateuszem;
• wystawienie faktur oraz ich wysyłka spędzały sen z powiek Mateusza, gdyż przy zwiększającej się liczbie współprac zadanie wymagało coraz więcej czasu; przekazanie działania wirtualnej asystentce uwolniło jego czas, gwarantując poprawność oraz terminowość wysyłanych dokumentów;
• zaległości w płatnościach faktur przez kontrahentów — asystentka nie tylko czuwa nad tym zadaniem, ale i raportuje ewentualne niezgodności;
• chaos w dokumentach — opracowanie systemu porządkowania i przechowywania najważniejszych dla firmy dokumentów sprawiło, że dotychczasowo wrzucane „jak leci” pliki otrzymały swoje miejsce, a ewentualna kontrola czy potrzeba znalezienia odpowiedniego dokumentu w krótkim czasie nie stanowią już obawy;
• nieznajomość przepisów — Mateusz nie musi już konsultować wszystkiego osobiście z księgową, czy szukać dodatkowych źródeł wiedzy, to asystentka podpowiada rozwiązania lub, jeśli to tylko możliwe, sama rozwiązuje pojawiające się zawiłości;
• problemy komunikacyjne — jasne procedury działania znacząco wpłynęły na poprawę komunikacji i nastrojów zespołu — nawet w przypadku konieczności wyjaśniania popełnionych błędów, zespół czuł, że ktoś pilnuje terminów wypłat ich wynagrodzeń; również szybkie i efektywne reagowanie przez asystentkę na zapytania klientów nie tylko odciążyły CEO, ale i pozytywnie wpłynęły na wizerunek firmy;
• kontrole skarbowe — dzięki dostarczaniu dokumentów księgowych na czas, ryzyko kolejnych kontroli zostało ograniczone do minimum

Decyzja o podjęciu współpracy z wirtualną asystentką sprawiła, że Mateusz odzyskał cenny czas i zaoszczędził pieniądze — współpraca opiera się na rozliczeniu B2B za przepracowane godziny i płaceniu jedynie za wykonaną pracę (bez ponoszenia kosztów zatrudnienia osoby na etacie). Usprawnione procesy wewnętrzne przyczyniły się do podniesienia efektywności pracy zespołu oraz poprawy komunikacji, a także zwiększyły jakość obsługi, czego potwierdzeniem były pozytywne opinie od kontrahentów. 

Standardowy pakiet 10 h w ofercie VAssistance sugerowany jest osobom, które nadzorują pracę zespołów składających się od 10 do 40 osób i potrzebują wsparcia asystenckiego zarówno w jego rozliczaniu, jak i w bieżących zadaniach księgowo-kadrowych (jak wystawianie faktur czy kontakt z podwykonawcami). Warto jednak pamiętać, że zarówno zakres działań, jak i sama forma współpracy ostatecznie zależą od specyfiki przedsiębiorstwa. Kluczowe jest więc precyzyjne określenie swoich potrzeb. 

Jeśli i Ty chciałbyś sprawdzić, czy wirtualna asystentka księgowo-kadrowa może usprawnić procesy w Twojej firmie — umów się na bezpłatną konsultację.