Nie jest tajemnicą, że sprawna komunikacja to podstawa wszelkich relacji międzyludzkich, także tych biznesowych. Warto zrobić dobre pierwsze wrażenie, ale to, co dzieje się potem, może okazać się równie ważne. Dlatego kiedy zastanawiasz się nad współpracą z wirtualną asystentką, weź pod uwagę, że im klarowniej przedstawisz jej swoje oczekiwania, tym skuteczniejsza będzie Wasza współpraca.
Zdawać by się mogło, że po podpisaniu umowy z wirtualną asystentką zostanie Ci już tylko wysłać jej maila z krótkimi instrukcjami co do zadań. Jest oczywiście do pewnego stopnia prawdopodobne, że to zadziała. Można jednak założyć, że dość szybko pojawią się pewne problemy, których rozwiązywanie będzie kosztować Cię więcej czasu (i pieniędzy) niż sprawny, obustronny onboarding.
Parę słów o komunikacji
Zdawać by się mogło, że każdy dorosły człowiek jest mistrzem komunikacji, jednak wszyscy wiemy, że to nie takie proste. Istnieje mnóstwo potencjalnych zakłóceń, które uniemożliwiają nam wzajemne zrozumienie. Nie da się uniknąć wszystkich, ale im więcej z nich wyeliminujemy na początku współpracy, tym sprawniej przebiegnie jej dalszy ciąg. Jak to zrobić? Zapraszam do dalszej lektury, z której dowiesz się, jak sprawnie współpracować z wirtualną asystentką.
Ustalenie preferowanej formy kontaktu i czasu dostępności
Pierwszym pytaniem, które warto wzajemnie sobie zadać na początku współpracy jest “Za pośrednictwem czego będziemy się komunikować?”. Istnieją liczne opcje: od tradycyjnego kontaktu telefonicznego, poprzez pocztę elektroniczną, wideorozmowy (za pomocą Google Meet, Zoom, Skype, itd.), komunikatory tekstowe (Messenger, WhatsApp, Slack, itd.), aż po specjalistyczne programy do zarządzania zadaniami (Asana, Trello, itd.)… Jeśli od razu ustalisz z wirtualną asystentką, że wolisz rozmawiać niż pisać, to będzie się ona od początku wiedziała, jak kontaktować się z Tobą w dogodny dla Ciebie sposób. Dobrze też, jeśli od samego początku wyznaczycie sobie wzajemnie godziny dostępności. Dzięki temu telefon nie przerwie Ci zebrania, a także otrzymasz szybką odpowiedź na swoje zapytanie.
Dobrze również wiedzieć, że ustalony sposób kontaktu nie jest cyrografem. 😉 Zawsze można wprowadzać nowe formy komunikacji, oczywiście za obustronną zgodą. Pamiętaj, że Twoja wirtualna asystentka zaproponuje Ci optymalne metody, które przetestowała wcześniej, dlatego warto jej zaufać. Jeśli jednak okaże się, że nie do końca po drodze Ci z początkowo wybraną opcją, proponuj zmiany, aż znajdziesz najkorzystniejsze dla siebie rozwiązanie. To samo dotyczy godzin dostępności. Gdy stwierdzisz, że potrzebujesz swojej wirtualnej asystentki od czasu do czasu na wieczorny webinar, ustal z nią, czy jest wtedy dostępna.
Czas na wdrożenie
Dla Ciebie najprawdopodobniej wydaje się oczywiste, jakiego rodzaju pomocy oczekujesz od swojej wirtualnej asystentki. Pamiętaj jednak, że ona nie zna specyfiki Twojej firmy, Twoich potrzeb, preferencji etc. Możliwe, że posługujesz się pojęciami z języka branżowego, których asystentka nie miała okazji poznać. Ważne jest również, aby od początku wdrożyć ją w zadania, które będzie wykonywać. Dlatego im bardziej jasno i szczegółowo opiszesz jej, co i jak ma robić, tym szybciej i sprawniej będzie mogła pracować, a Ty będziesz otrzymywać mniej pytań. Tym samym, zaoszczędzisz zarówno swój czas, jak i godziny z wykupionego pakietu.
Jako agencja wirtualnych asystentek VAssistance mamy opracowany proces wdrożenia asystentki w pracę z klientem – więcej na ten temat przeczytasz w dalszej części artykułu.
Prosta instrukcja delegowania zadań
Nawet jeśli wolisz rozmowy od pisania, nie raz będziesz zlecać zadanie za pomocą wiadomości tekstowej. Zdarza się, że tego typu wiadomości wyglądają np. tak:
Cześć,
zamów mi, proszę, elegancki bukiet kwiatów na godzinę 17:00. Koniecznie z dostawą. Oprócz tego pilnie potrzebuję researchu na temat bezprzewodowych słuchawek dousznych. Jak będzie gotowy, podeślij mi, proszę, link do arkusza Google.
Pozdrawiam,
Adrian
Na pierwszy rzut oka być może wygląda nieźle – podanych jest sporo konkretów, jak np. godzina dostarczenia kwiatów, typ potrzebnych słuchawek, sposób przekazania znalezionych informacji (arkusz Google). Poza tym jest krótko i na temat, nie trzeba długo czytać. Jednak Twoja wirtualna asystentka będzie miała co najmniej kilka pytań, jeśli ma dobrze wykonać swoje zadanie:
- Jakiego dnia mają być dostarczone kwiaty? Dziś?
- Na jaki adres ma być dostawa?
- Na jaką okazję i dla kogo jest bukiet?
- Czy jakieś kwiaty są preferowane/wykluczone?
- Ile wynosi maksymalny budżet, który chcesz przeznaczyć na bukiet?
- Dla kogo mają być słuchawki? Do pracy, a może na prezent?
- Ile wynosi maksymalny budżet, który chcesz przeznaczyć na słuchawki?
- Research ma być zrobiony “pilnie” – czyli na kiedy?
- Które z zadań powinna wykonać najpierw?
To wymusza napisanie kolejnego maila, aby odpowiedzieć na te pytania. Jeśli nie odczytasz szybko wiadomości, Twoja wirtualna asystentka będzie miała jeszcze mniej czasu na wykonanie zadań – a przecież są pilne. Czy można było to zrobić lepiej? Jak najbardziej. Poniżej masz prostą instrukcję, dzięki której będziesz wzorowo delegować zadania. 🙂
1. Nakreśl ogólną sytuację, z której wynika zadanie
Kontekst to podstawa, bez której trudno się porozumieć z kimkolwiek. Jeśli go nie nakreślisz, Twoja wirtualna asystentka będzie skazana na domysły albo zadawanie Ci dodatkowych pytań. Klient z przykładowego maila prosi o bukiet, ale nie wiadomo dla kogo i z jakiej okazji. Czy ma to być 50 romantycznych czerwonych róż dla ukochanej osoby, czy raczej klasyczna kompozycja, którą można wręczyć klientowi, gratulując narodzin dziecka? Podobnie sytuacja wygląda ze słuchawkami – czy będzie to sprzęt dla pracowników biura, do zamówienia w znacznej ilości, czy jedna para słuchawek potrzebna do porannego biegania? Znając odpowiedzi na te pytania, Twoja asystentka zadziała szybciej i z lepszym wynikiem.
2. Dawaj jasne, dokładne instrukcje, czego oczekujesz
Często mamy tendencję do szybkiego spisywania swoich myśli, nie biorąc pod uwagę, że są one jasne dla nas, ale niekoniecznie dla innych osób. Nawet takich, które dobrze nas znają. Z tego mogą wyniknąć kolejne nieporozumienia. Pamiętaj, żeby zlecając zadanie, pisać zrozumiale. Nie używaj skrótów myślowych (np. “pilnie” może dla Ciebie oznaczać “na dziś”, a dla kogoś “w tym tygodniu”). Zanim wyślesz wiadomość z zadaniem, przeczytaj ją jeszcze raz w taki sposób, jakbyś to Ty otrzymał to zadanie do realizacji od innej osoby. Upewnij się, że wszystko jest jasne i precyzyjne. Zastanów się, jakie pytania może mieć Twoja wirtualna asystentka – i od razu na nie odpowiedz. W ten sposób unikniesz dodatkowych pytań i niezrozumienia.
3. Określ deadline, ramy czasowe
Wydawać by się mogło, że to oczywiste, jednak jak widać w przykładowym mailu od Adriana, czasem zapominamy o tej podstawie. Podałeś godzinę, ale czy nie umknęła Ci data? Unikaj niejasnych określeń, typu “na już” – możesz zamiast tego powiedzieć “najlepiej na dziś, najpóźniej na jutro do 13:00”. Jeśli to możliwe, zlecaj zadania z odpowiednim wyprzedzeniem, żeby Twoja wirtualna asystentka mogła dobrze rozplanować swoją pracę.
4. Jeżeli zlecasz kilka zadań jednocześnie, zaznacz, jeśli są takie, które mają wysoki priorytet
W przykładowej wiadomości Adrian zlecił dwa zupełnie odrębne zadania. Jedno z nich miało być gotowe “o 17:00”, a drugie “pilnie”. Które z nich jest ważniejsze? Które powinno być wykonane jako pierwsze? Bardzo trudno to wywnioskować z treści maila. Dlatego w przypadku, kiedy Twoja asystentka wykonuje dla Ciebie więcej niż jedno zadanie jednocześnie, powiedz jej, które z nich jest najpilniejsze. Najlepiej podaj do każdego datę (i ewentualnie godzinę) wykonania. Oprócz tego wyraźnie zakomunikuj, jeśli któreś z nich może poczekać dłużej. Wówczas Twoja wirtualna asystentka będzie wiedziała, na czym ma się skupić w razie nagromadzenia się zadań.
5. Określ budżet
Adrian z przykładowej wiadomości poprosił o “elegancki bukiet”. Możemy założyć, że nie chodziło mu o najtańszy (bo w końcu “elegancki”), ale nie podał górnej granicy budżetu. Nawet przy tak prostym produkcie rozbieżność cen może być naprawdę duża – od kilkunastu do nawet kilkuset złotych. Dobrze byłoby, gdyby określił, ile pieniędzy chce na to przeznaczyć. Podobnie w przypadku słuchawek, przy czym tutaj przepaść cenowa jest jeszcze większa. A jeśli cena nie gra roli – również warto to zaznaczyć.
Znasz już instrukcję. Przeczytaj jeszcze, jak Adrian mógł napisać swoją wiadomość, żeby jego asystentka od razu wiedziała, o co chodzi, nie musiała się domyślać ani zadawać dodatkowych pytań.
Cześć,
dziś jest moja rocznica ślubu. Kupiłem już Izie prezent, ale chciałbym oprócz tego dać jej kwiaty. Zamów mi, proszę, elegancki bukiet na dziś na godzinę 17:00. Najlepiej z dostawą do mnie do domu (Skłodowskiej 16). Jeśli nie będzie takiej opcji, to z odbiorem o 16:30 w odległości do 3 km od mojego domu. Odnośnie kwiatów, to mogą być róże (czerwone/różowe/herbaciane, uwaga, NIE żółte) lub jakieś inne, byle były świeże, żeby długo postały. Przeznacz na to najlepiej między 100 a 200 zł, ew. 250 zł. Zapłać jak zwykle. Nie bierz faktury, wystarczy paragon.
Oprócz tego potrzebuję researchu na temat bezprzewodowych słuchawek dousznych. Chciałbym kupić nowe wszystkim osobom pracującym na stałe w biurze. Budżet na jedną parę do 300 zł. Zrób zestawienie w arkuszu Google – wystarczy link, zdjęcie, cena, opinie na Google/Allegro. Potrzebuję tego do końca tygodnia, ew. w poniedziałek do 12:00. Jak skończysz, podeślij mi, proszę, link do arkusza.
Pozdrawiam,
Adrian
Wiadomość jest dłuższa niż poprzednia, jednak napisanie jej i przeczytanie nie zajmie dłużej niż kilka minut. Pozwoli to zaoszczędzić mnóstwo czasu na dodatkowe pytania (albo domyślanie się). Prawda, że warto? 😉
Czego obawiają się klienci w związku z zatrudnieniem wirtualnej asystentki?
Wiesz już, jak sprawnie zlecać zadania. Czy jeszcze się wahasz odnośnie tego, jak współpracować z wirtualną asystentką? Jeśli po raz pierwszy oddelegowujesz komuś zadania, możesz mieć kilka obaw. Postaram się rozwiać Twoje wątpliwości.
Nieuporządkowane dokumenty i sprawy, na które trzeba najpierw poświęcić czas
Być może masz stertę nieuporządkowanych dokumentów i myślisz, że dobrze byłoby je “ogarnąć”, zanim zaprosisz kogokolwiek do współpracy. Wiadomo, dla przedsiębiorcy doba zawsze jest za krótka. Pamiętaj jednak, że to właśnie wirtualna asystentka jest specjalistką od panowania nad nieporządkiem. Jeśli odpowiednio ją wdrożysz, podasz wszystkie potrzebne informacje, ona zajmie się “posprzątaniem” bałaganu, a potem dopilnuje, by już więcej nie powstał. 😉
Brak czasu (i chęci) na szkolenie i wprowadzenie nowej osoby do zespołu
Możliwe, że zastanawiasz się, czy warto w ogóle przekazywać zadania, skoro na początku będzie trzeba poświęcić czas na szkolenie, wdrożenie, przekazanie dostępów… Zwróć jednak uwagę, że jest to krótki, jednorazowy proces, po którym możesz liczyć na długie miesiące czy nawet lata współpracy. Profesjonalna asystentka szybko zaznajomi się z niezbędnymi informacjami i odejmie Ci pracy.
Trzeba będzie sprawdzać i poprawiać czyjąś pracę
Obawiasz się, że zamiast robić zadania jak do tej pory, będziesz ten sam czas poświęcać na sprawdzanie i poprawianie pracy wirtualnej asystentki? Wiadomo, błędy mogą się zdarzyć, zwłaszcza, jeśli zapomnimy o czymś wspomnieć na początku. Jednak profesjonalna asystentka nie popełnia tego samego błędu więcej niż raz. 🙂 Nawet nie zauważysz, kiedy zaufasz jej na tyle, że nie będziesz czuć potrzeby sprawdzania po niej i poprawiania.
Nie ma standardów określających pracę wirtualnej asystentki, każdy może się tak określić
Po części jest to prawda, jednak pamiętaj, że wybór należy do Ciebie. Profesjonalną wirtualną asystentkę łatwo odróżnisz od “losowej osoby z dostępem do komputera”. Doświadczona asystentka przejmie inicjatywę, nie będzie czekała wyłącznie na Twoje działanie. Zaproponuje i przygotuje umowę, doradzi sposoby komunikacji i zlecania zadań, zaoferuje proces onboardingu. Zwykle wystarczy 15 minut wstępnej rozmowy, żeby zorientować się, czy masz do czynienia z kimś, kto wie, co robi.
Jak to robimy w VAssistance?
Znasz już podstawy skutecznej kooperacji z wirtualną asystentką. Pozwolę sobie jeszcze opowiedzieć Ci, jak to działa u nas – w agencji VAssistance. Co zrobimy, żebyś, jako nasz klient, czuł się pewnie we współpracy z nami?
Profesjonalnie wspomożemy Twój biznes
Osoby pracujące w naszej agencji są specjalistkami i ich wdrożenie trwa znacznie krócej niż początkującej wirtualnej asystentki. Dzięki temu nie musisz martwić się, że poświęcisz długie godziny na szkolenia i prowadzenie nowej osoby za rękę. To my będziemy Twoim wsparciem, dzięki któremu zaoszczędzisz czas i pieniądze, a do tego zyskasz więcej spokoju i przestrzeni w głowie na nowe pomysły.
Rozwiejemy Twoje obawy
Mam nadzieję, że większość obaw już rozwiałam za pomocą tego artykułu. Jeśli jednak cokolwiek innego przyjdzie Ci do głowy, śmiało pytaj – jesteśmy od tego, aby dawać odpowiedzi i rozjaśniać wątpliwości.
Rozłożymy Twoje zadania na czynniki pierwsze
Ty zlecasz zadanie, a my przekazujemy je do naszego centrum dowodzenia, czyli Asany. Tam nic nie umknie – rozpiszemy każdy szczegół, oznaczymy datę wykonania, dołączymy wszystkie osoby zajmujące się zadaniem. Na bieżąco będziemy dzielić się postępami i pomysłami. Dzięki temu proces przebiegnie sprawnie, a Ty będziesz spać spokojnie.
Dla nas procedura jest równie ważna co poranna kawa 😉
Naszym zdaniem optymalnym rozwiązaniem jest ustalenie stałych procedur do konkretnych działań. Dzięki temu nie trzeba do każdego zadania podchodzić jak do nowości – wystarczy skorzystać z wypracowanych, sprawdzonych metod. Dotyczy to również procesu onboardingu – mamy do tego przygotowaną specjalną ankietę. Ty zdecydujesz, czy zechcesz ją z nami wypełnić. Dzięki niej nasza współpraca rozpocznie się bez potknięć.
Ustalimy zasady współpracy
Możesz liczyć na jasne zasady z naszej strony. Podamy Ci nasz czas dostępności, zaproponujemy skuteczne kanały komunikacji (i oczywiście zapoznamy się z Twoimi propozycjami, jeśli je masz). Upewnimy się, kiedy Tobie najbardziej odpowiada kontakt z nami. Nie będziemy zawracać Ci głowy telefonami podczas cotygodniowego zebrania.
Zrobimy z Tobą wywiad
Już na samym początku poczujesz się u nas jak gwiazda, bo zrobimy z Tobą wywiad. 😉 Mamy przygotowane pytania, które są ważne przy rozpoczęciu współpracy. Nie martw się, nie są przypadkowe – robimy takie wywiady od lat i wiemy, co się sprawdza. Jeśli nie lubisz być w centrum uwagi (albo nie chcesz poświęcać na to dużo czasu) – nie ma problemu, mamy też gotową krótszą wersję ankiety, zawierającą tylko absolutnie niezbędne kwestie.
Twoje specjalne miejsce… na naszym dysku 🙂
Jako nasz klient będziesz miał swój unikalny plik z Twoimi preferencjami. Zapiszemy tam wszystko, co może nam się przydać podczas pracy z zadaniami, które zlecisz – zaczynając od danych osobowych, adresu czy numeru telefonu, poprzez kontakty do Twoich pracowników i zleceniobiorców, aż do paczkomatu, do którego mamy zamówić Twoją ulubioną kawę. Twój plik będzie ewoluować z biegiem czasu – tak samo jak zmieniasz się Ty i Twoje potrzeby. Oczywiście nie musisz się martwić o bezpieczeństwo swoich danych – do każdego takiego dokumentu ma dostęp tylko Twoja asystentka, a wszystko odbywa się z zachowaniem przepisów RODO.
Teraz wiesz już wszystko, czego będziesz potrzebować na początku współpracy z wirtualną asystentką. Orientujesz się lepiej w kwestii sprawnej komunikacji, masz pod ręką instrukcję delegowania zadań, w Twojej głowie pojawia się mniej obaw (a może całkiem zniknęły?). Wiesz, na co możesz liczyć, współpracując z VAssistance. To co, możemy zaczynać? 😉
