Od kilku lat coraz więcej osób decyduje się na wdrożenie modelu hybrydowego lub w pełni zdalnego w swojej firmie. Standardem staje się rezygnacja z klasycznego trybu pracy i spędzania ośmiu godzin w biurze, na rzecz bardziej elastycznych rozwiązań sprzyjającym zasadzie work-life balance. Branże takie jak IT z powodzeniem mogą posiadać zespoły rozsiane po całym kraju, a niekiedy nawet po najbardziej odległych zakątkach Europy czy świata. Zastanawiasz się, jak ułatwić wymianę informacji? W takiej sytuacji potrzebne są narzędzia do komunikacji w zespołach zdalnych.
Agencja VAssistance od początku działalności, czyli od ponad 5 lat, pracuje zdalnie. Nasz zespół mieszka w różnych częściach Polski. W tym czasie przyszło nam współpracować z klientami z wielu branż i miałyśmy możliwość pracować na różnych typach aplikacji. Bazując na naszym doświadczeniu przygotowaliśmy listę popularnych narzędzi do komunikacji w zespołach zdalnych. Pomoże Ci ona w wybraniu najlepszego programu, który usprawni działanie Twojego biznesu.
Slack
Choć powstał jako produkt pochodny innego projektu i w pierwotnym założeniu miał posłużyć jako usprawnienie wymiany informacji wewnątrz firmy Tiny Speck, która pracowała nad powstaniem gry wideo (Glitch), w ciągu niecałej dekady Slack stał się jednym z najpopularniejszych programów służących do komunikacji w zespołach zdalnych. Codziennie korzysta z niego ponad 10 milionów osób. Jak podaje Tech Crunch, używa go ponad 600 000 organizacji na całym świecie.
Co ciekawe, słowo “slack” oznacza w języku angielskim zrelaksowany, luźny, a w niektórych tłumaczeniach nawet leniwy. Jak wyjaśnił założyciel aplikacji, Daniel Stewart Butterfielda – jest to akronim wyrażenia ”Searchable Log of All Conversation and Knowledge” – „przeszukiwalny dziennik wszystkich rozmów i wiedzy”.
Plusy aplikacji
- Przyjazny, czytelny dla użytkownika interfejs
- Możliwość integracji z pocztą elektroniczną oraz innymi aplikacjami (Kalendarz Google, Dropbox, GitHub, Trello, Asana czy Jira)
- Grupowanie wiadomości – wątki, kanały tematyczne do dyskusji
- Możliwość oznaczania innych użytkowników
- Podział czatów na indywidualne i grupowe, w tym także prywatne i publiczne
- Wyszukiwarka słów kluczowych umożliwiająca znalezienie nazw interesujących nas kanałów, dokumentów, a nawet poszczególnych fragmentów wiadomości
- Funkcja Clips – wysyłanie plików, wiadomości audio, wideo oraz udostępnianie ekranu
- Możliwość ustawienia przypomnień o odczytanych już wiadomościach, a także opcja edycji już wysłanych wiadomości
Minusy aplikacji
- Brak oznaczenia, że nasza wiadomość została odczytana przez użytkownika
- Wiele narzędzi i opcji do wyboru wewnątrz aplikacji mogących być problematycznymi dla osób, które preferują minimalizm
- W bezpłatnej wersji historia wiadomości dostępna jedynie do 90 dni wstecz
Wersja bezpłatna
- 10 integracji z innymi aplikacjami
- dostęp do historii wiadomości z ostatnich 90 dni
- rozmowy audio i wideo 1:1 z udostępnianiem ekranu
- uwierzytelnianie dwuskładnikowe i szyfrowanie danych
Wersja płatna
Pakiety rozpoczynają się od 7.25 USD miesięcznie przy wyborze planu rocznego. Umożliwiają m.in.:
- nieograniczony dostęp do historii wiadomości i plików,
- rozmowy audio i wideo z udostępnianiem ekranu nawet 50 osobom,
- bezpieczną współpracę z zewnętrznymi organizacjami lub gośćmi.
Wyższe plany to również, chociażby jednokrotne logowanie (SSO) oparte na protokole SAML, przechowywanie oraz eksport danych dla wszystkich wiadomości, zarządzanie użytkownikami za pomocą aprowizacji SCIM.
Pumble
Bezpłatna aplikacja służąca do współpracy zespołowej. Została wprowadzona na rynek w 2020 roku przez firmę COING, która odpowiada, także za powstanie Clockify – popularnej aplikacji do monitorowania czasu. Jest dostępna na różnych systemach operacyjnych: Android, iOS, Windows, Linux i MacOS.
Oferuje nieograniczoną liczbę użytkowników oraz historię chatów, narzędzia do administrowania użytkownikami i obszarami roboczymi oraz całodobowe wsparcie supportu.
Plusy aplikacji
- Czytelny wygląd aplikacji
- Możliwość edycji wysłanych już wiadomości
- Organizowanie spotkań głosowych, wideokonferencji, udostępnianie ekranu
- Tworzenie kanałów tematycznych, wątków i grup użytkowników
- Dostęp zarówno na komputerze, jak i urządzeniach mobilnych
- Wiele funkcji komunikacyjnych, począwszy od zapisywania wiadomości, konfigurowalnego paska bocznego, wzmianek i reakcji, przypinania wiadomości
- Kompleksowe śledzenie postępów, powiadomienia o dostępności członków, udostępnianie plików, obrazów, filmów, linków
- Inteligentne powiadomienia – wybór kiedy, gdzie i o czym chcesz otrzymywać przypomnienia na wybrane przez siebie tematy
Minusy aplikacji
- Brak oznaczenia, że nasza wiadomość została odczytana przez użytkownika
- Brak integracji z aplikacjami zewnętrznymi, takimi jak np. Dysk Google
- Brak możliwości wykonywania połączeń grupowych
- Ograniczone udostępnianie w planie darmowym
Bezpłatna wersja
- Nieograniczona liczba użytkowników i historii wiadomości
- Dostęp do całej historii czatów
- Spotkania głosowe i wideo 1:1
- Udostępnienia plików i łączy
- 10 GB pamięci
- Wiadomości głosowe
Płatna wersja
1.99 USD miesięcznie. W przypadku wykupienia rocznego abonamentu – otrzymujemy 2 miesiące za darmo.
Oprócz podstawowych funkcji wersja PRO zawiera:
- Dostęp dla gości
- Wideokonferencje
- Możliwość udostępniania ekranu
- 10 GB miejsca na użytkownika
- Tworzenie grup użytkowników
RocketChat
To konfigurowalna platforma komunikacyjna typu open source. Umożliwia porozumiewanie się między współpracownikami, innymi firmami lub klientami, na różnych typach urządzeń. RocketChat posiada 12 milionów użytkowników w ponad 150 krajach. Korzystają z niej organizacje takie jak Deutsche Bahn, US Navy i Continental.
Plusy aplikacji
- Tworzenie kanałów, zarówno publicznych, jak i prywatnych
- Wysyłanie wiadomości głosowych oraz wideo
- Wyszukiwanie plików oraz wiadomości
- Organizowanie wideokonferencji, rozmów 1:1
- Udostępnianie ekranu oraz plików pomiędzy uczestnikami konwersacji
- W 100% konfigurowalny – integracja za pomocą otwartego interfejsu API
- Możliwa konfiguracja w chmurze lub hosting własnego serwera lokalnego
- Synchronizacja z wieloma programami, np. Jira, kalendarz Google, PagerDuty, Prometheus, ReviewBoard
Minusy aplikacji
- Pomimo tego, że posiada bezpłatną wersję – po okresie próbnym można jedynie zainstalować aplikację na swoim własnym serwerze, hosting w chmurze jest możliwy tylko przy płatnej wersji
- Ze względu na swój bardzo rozbudowany charakter, nie zawsze warto go używać do małych projektów, które nie wymagają skomplikowanych opcji przesyłania wiadomości grupowych
Bezpłatna wersja
- Nieograniczone wiadomości 1:1 i wiadomości grupowe
- Uwierzytelnianie dwuskładnikowe
- Pełna historia wiadomości
- Do 10 000 powiadomień push miesięcznie
- Do 5 aktywnych aplikacji Marketplace
- Do 3 prywatnych aplikacji
Płatna wersja
Po 30-dniowym okresie próbnym płatna wersja zaczyna się od 7€ miesięcznie.
Obejmuje wszystkie funkcje z pakietu podstawowego, a ponadto:
- Nieograniczone i bezpieczne powiadomienia push
- Integracje wideokonferencji
- Niestandardowe role i uprawnienia
- Możliwość dodawania użytkowników jako gości
- Potwierdzenie dostarczenia/przeczytania wiadomości
- Możliwość tworzenia szablonów wiadomości
- Nieograniczone powiadomienia push
- Nieograniczone aplikacje w formie integracji
- Nieograniczone prywatne aplikacje
- 50 GB pamięci
- 5K rozmów wielokanałowych miesięcznie
Flock
Został założony w 2014 roku przez przedsiębiorcę technologicznego Bhavina Turakhię. Obecnie korzystają z niego miliony osób na całym świecie. Jest dostępny w systemach operacyjnych, takich jak Windows, MacOS, Android, iOS oraz w wersji webowej. Zdobył nagrodę dla najlepszej aplikacji do komunikacji biznesowej według Global Mobile App Summit & Awards (2016).
Plusy aplikacji
- Kanały publiczne i prywatne
- Zintegrowane wyszukiwanie
- Nieograniczona historia czatów
- Bezpośrednie i kanałowe przesyłanie wiadomości
- Wideokonferencje, notatki głosowe, udostępnianie ekranu i plików
- Integracja z zewnętrznymi aplikacjami, np. Google Analytics, Mailchimp, Twitter oraz własny sklep Flock App Store
- Otrzymywanie powiadomień i aktualizacji bezpośrednio we Flock
- Tworzenie wielu zespołów – dla całej firmy, działu lub wybranych członków organizacji
- Możliwość wysyłania zaproszeń do innych osób lub udostępnianie adresu URL zespołu
Minusy aplikacji
- Możliwość używania bezpłatnej wersji do 20 osób w zespole
Bezpłatna wersja
Przeznaczona dla zespołów liczących od 1 do 20 członków:
- Nieograniczone wiadomości 1:1 i grupowe
- 10 000 wiadomości z możliwością wyszukiwania
- 10 kanałów publicznych
- Łącznie 5 GB na zespół
- Rozmowy wideo 1:1
Płatna wersja
Dostęp do płatnej wersji zaczyna się od 4.50 USD za użytkownika miesięcznie. Oferuje dodatkowo:
- Nieograniczone przeszukiwanie wiadomości
- Nieograniczone kanały prywatne i publiczne
- 10 GB na członka zespołu
- Wielu administratorów zespołu
- Grupowe rozmowy wideo
- Udostępnianie ekranu
- Priorytetowe wsparcie 24/7
Google Chat
Google Chat jest komunikatorem tekstowym należacy do pakietu Google Workspace. Został uruchomiony w 2017 roku pod nazwą Hangouts Chat. Dostęp do wszystkich jego funkcji można uzyskać z poziomu aplikacji (wersja desktopowa oraz na urządzenia mobilne), ale również przeglądarki na komputerze. Od 2022 roku Google umożliwia również korzystanie z Chatu, Pokoi i Google Meet z poziomu Gmaila. Aby rozmawiać na czacie, trzeba być zalogowanym na swoim koncie Google.
Został podzielony na trzy panele:
- Do indywidualnej komunikacji – Chat
- Do komunikacji z większą liczbą osób – Pokoje
- Do grupowych rozmów wideo – Spotkania.
Plusy aplikacji
- Obsługuje aż 28 języków
- Status obecności online
- Przypinanie wiadomości
- Wideokonferencje, rozmowy audio
- Widok dokumentu i czatu obok siebie
- Udostępnianie plików, przydzielanie zadań
- Integracja z Dyskiem Google i Kalendarzem
- Dołączanie do spotkań online w Google Meet
- Każdy pokój może obsługiwać do 8000 członków
- Współpraca z wykorzystaniem Dokumentów, Arkuszy oraz Prezentacji
- Możliwość tworzenia wątków przy każdej przesłanej wiadomości
- Opcji wysłania konkretnej wypowiedzi czy rozmowy na chacie na naszą skrzynkę email
Minusy aplikacji
- Niezbyt czytelny jeśli chodzi o wątki
- Czasami występują problemy podczas ładowania czatów
Jeśli korzystasz już z płatnego Google Workspace, usługa Google Chat jest dostępna w pakiecie.
Discord
Został uruchomiony w 2015 roku i szybko zyskał na popularności. Miesięcznie korzysta z niego około 140 milionów użytkowników, w tym około 200 tysięcy Polaków. Został zaprojektowany jako platforma przeznaczona dla graczy komputerowych. Obecnie jednak Discorda równie często używa się do wewnętrznej komunikacji w różnych firmach. Jest dostępny z poziomu przeglądarki internetowej, na systemach operacyjnych: Windows, Linux, macOS oraz w aplikacjach mobilnych przeznaczonych na iOS lub Androida.
Discord dzieli się na dwie główne sekcje:
- Serwery – to jeden z elementów wyróżniających platformę pośród wielu innych dostępnych na rynku. Nie są to serwery w tradycyjnym tego słowa znaczeniu. Na Discordzie określa się w ten sposób grupy społecznościowe tworzone przez użytkowników. Nie ma określonego limitu, więc mogą one liczyć ponad milion członków.
- Wiadomości prywatne – gwarantują dostęp do listy znajomych czy ostatnich kontaktów. Wiele funkcji przypomina te występujące w popularnych komunikatorach internetowych.
Plusy aplikacji
- Grupy prywatne lub publiczne
- Tworzenie kanałów w ramach kategorii
- Darmowe uruchomienie własnego serwera
- Umożliwia rozmowy głosowe i wideo między użytkownikami
- Można dostosować do serwera widoczność i dostęp kanałów
- Tworzenie kanałów tekstowych oraz kanałów rozmów głosowych
Jednym z ciekawszych rozwiązań, jakie oferuje Discord są boty. Mogą one zautomatyzować wiele działań na platformie. Jeśli wydamy im odpowiednie polecenia potrafią np. moderować treści, blokować użytkowników łamiących regulamin komunikacji w serwisie. Potrafią również dodawać do wybranego serwera treści wideo, muzykę czy gify.
Minusy aplikacji
- Nauka dodawania botów często bywa dość skomplikowana
- Specyficzna forma Discorda nie będzie odpowiadać osobom, które wolą bardziej minimalistyczne programy do komunikacji.
Płatna wersja
Dla działań biznesowych spokojnie wystarczy bezpłatna wersja, natomiast płatna zaczyna się od 13.99 zł miesięcznie i dodaje m.in.:
- Niestandardowe zwykłe i animowane emoji w dowolnym miejscu na Discordzie
- Udostępnianie większych plików (limit do 50 MB)
Telegram
Został założony w 2013 roku. Zalicza się do grona najpopularniejszych aplikacji pobieranych na telefony komórkowe. Obecnie posiada ponad 700 milionów aktywnych użytkowników miesięcznie. Telegram bazuje na chmurze obliczeniowej, do której można uzyskać dostęp na dowolnym urządzeniu.
Plusy aplikacji
- Przypinanie ważnych wiadomości w wątku
- Otwarte API i darmowy kod źródłowy
- Nie ma ograniczeń rozmiaru multimediów i czatów
- Wysyłanie zdjęć, filmów i plików dowolnego typu
- Umożliwia dostęp do czatów z wielu urządzeń, w tym na komputerze
- Płynne synchronizowanie wiadomości na wszystkich typach urządzeń jednocześnie
- Tworzenie grup do 200 000 osób oraz kanałów do nadawania wiadomości do nieograniczonej liczby odbiorców
- Tworzenie kanałów, które mogą mieć nieograniczoną liczbę członków
- Szyfrowane metodą end-to-end połączenia głosowe i wideo, a także czaty głosowe w grupach do 200 000 uczestników
Minusy aplikacji
- Użytkownik jest przypisany do konkretnego numeru telefonu, co utrudnia korzystanie z programu w kilku firmach u różnych klientów
- Zbiera dane o użytkownikach, które nie są wystarczająco dobrze zabezpieczone; ostatnimi czasy zdarzały się ataki hakerskie na niektóre konta na Telegramie.
Płatna wersja
Telegram Premium – 17.99 zł miesięcznie lub 149.99 zł rocznie.
- Przesyłanie plików do 4 GB
- Konwersja głosu na tekst
- Unikalne reakcje na wiadomości
- Zaawansowane zarządzanie czatami
- Ustawienia prywatności wiadomości głosowych
- Zamiana głosu na tekst w wiadomościach wideo
- Tłumaczenie w czasie rzeczywistym czatów i kanałów.
Powstały w 2009 roku WhatsApp, to należący obecnie do amerykańskiej firmy Meta, komunikator internetowy. Korzysta z niego ponad 2 miliardy osób z ponad 180 krajów na całym świecie. Można go używać zarówno na urządzeniach z Androidem, jak i iOS.
Plusy aplikacji
- Intuicyjny interfejs
- Dostępna wersja na komputer
- Darmowe połączenia głosowe i wideo
- Szyfrowanie przesyłanych wiadomości oraz plików
- Bezpośrednie nagrywanie i przesyłanie wiadomości głosowych
- Możliwość tworzenia czatów, kanałów i grup użytkowników
- Posiada wersję biznesową WhatsApp Business – przeznaczona dla małych i średnich przedsiębiorców i umożliwia łatwą komunikację z klientami
- Korzystanie z aplikacji na komputery stacjonarne umożliwia szybkie przesłanie dowolnego typu plików do 100 MB, np. dokumentów, prezentacji, arkuszy kalkulacyjnych, filmów
Minusy aplikacji
- Funkcje ograniczające spam nie działają zbyt dobrze, przez co jest się narażonym na ryzyko różnych oszustw, niebezpieczne linki itp.
- Właścicielem jest Facebook (Meta), tym samym nasze dane nie są zbyt bezpieczne
- Podobnie jak na Telegramie – użytkownik jest przypisany do konkretnego numeru telefonu, co utrudnia korzystanie z programu w kilku firmach u różnych klientów
- Każda osoba posiadająca Twój numer telefonu może sprawdzić Twój profil
Płatna wersja
WhatsApp Premium – dostępny dla chętnych użytkowników. Grupą docelową usługi są przedsiębiorcy i firmy. Nie jest znana jeszcze oficjalna data premiery płatnej wersji aplikacji.
Signal
Miał premierę w 2014 roku. To następca aplikacji RedPhone oraz TextSecure, służących do nawiązywania szyfrowanych połączeń głosowych. Jest rozwijany przez organizację non-profit Signal Foundation. Dużą popularność zyskał na początku 2021 roku, kiedy to zaledwie w przeciągu kilku dni liczba instalacji aplikacji w Google Play zwiększyła się z 10 do ponad 40 milionów.
Identyfikatorami na platformie są numery telefonów.
Plusy aplikacji
- Atrakcyjny design i łatwy w obsłudze interfejs
- Grupowe rozmowy
- Jest w pełni open source
- Szyfrowanie połączeń grupowych
- Możliwość blokowania zrzutów ekranu w aplikacji
- Automatyczne zamazywanie twarzy przed wysłaniem zdjęć
- Umożliwia czat audio z weryfikacją
- Przypinanie ważnych wiadomości w wątku
- Wysokiej jakości rozmowy audio oraz wideo
- Ustawianie znikających wiadomości
- Szyfrowanie end-to-end (bazujące na otwartym kodzie protokołu Signal)
- Na tle konkurencji – nie śledzi praktycznie żadnych danych, przechowuje jedynie nasz numer telefonu
- Mechanizmy, za pomocą których użytkownicy mogą samodzielnie weryfikować tożsamość swoich kontaktów oraz integralność kanału danych
Minusy aplikacji
- Nie jest tak znany jak wielu konkurentów – wciąż zyskuje na popularności
Dzięki narzędziom do komunikacji w zespołach zdalnych praca Twojego zespołu jest równie wydajna jak w modelu stacjonarnym. W VAssistance korzystamy obecnie z Pumble. Dzięki temu nasze działania są w pełni skoordynowane i uporządkowane, a wymiana informacji w naszym zespole przebiega płynnie, szybko i bezproblemowo.
