Badania wykazują, że polscy przedsiębiorcy przeznaczają na swoją pracę średnio od 10 do 12 godzin dziennie. To znacznie więcej niż przeciętny Kowalski przepracowuje na etacie. Dlaczego tak się dzieje? Być może nieodpowiednie zarządzanie czasem pracy ma na to spory wpływ.
Zwykle mówimy sobie: “W tym tygodniu jest więcej do zrobienia, więc poświęcę więcej swojego czasu, odpocznę sobie w przyszłym tygodniu”. Ale w kolejnym tygodniu pracy jest więcej i więcej, zadania nawarstwiają się, kontrahenci się denerwują, a my próbujemy wszystko zrobić sami, bo przecież “ja zrobię to lepiej”. Nie tędy droga. Należy zarządzać swoimi czasem z głową, nauczyć się delegować zadania i znaleźć niezbędną przerwę na odpoczynek…
1. Wyznacz swój czas pracy
Ważne jest, aby zachować równowagę pomiędzy życiem osobistym i zawodowym. Nie można przepracowywać całych dni czy tygodni. Ustalmy sobie, ile czasu chcemy przeznaczyć na wykonanie naszych zadań, a ile na odpoczynek – i trzymajmy się tego.
Bardzo ważne jest również, aby mieć jeden dzień w tygodniu całkowicie wolny od pracy. Musimy znaleźć chwilę na zrelaksowanie się i całkowite odcięcie od codziennych obowiązków. Stosując się do tej zasady, będziemy wydajniejsi.
2. Zacznij prowadzić kalendarz
Ustal, gdzie uciekają Twoje cenne minuty. Możesz przez kilkanaście dni notować w kalendarzu czas, jaki przeznaczasz na określone, powtarzalne zadania. Jeśli pracujesz dużo przy komputerze, będzie Ci prościej, jeśli zainstalujesz sobie program do mierzenia czasu pracy (np. Hubstaff czy Harvest) – my z takiego programu korzystamy codziennie. Być może zajmie Ci kilka dni przyzwyczajenie się do tego, żeby uruchamiać go podczas bieżących zadań, ale uwierz mi – warto…
3. Dobry plan to podstawa
Na początek każdego dnia ustal sobie priorytety – czyli najważniejsze zadania. Przeznacz na nie około 4-5 godzin swojej pracy, najlepiej w godzinach, w których Twoje skupienie jest największe (zwykle są to godziny od 9.00 – 11.00 oraz po godzinie 16.00). Mniej ważne kwestie realizuj dopiero po ukończeniu tych priorytetowych. Jeśli masz dłuższe i bardziej skomplikowane zadanie do zrealizowania – spróbuj rozłożyć je na mniejsze etapy, wtedy będzie znacznie łatwiej. Jeśli zebranych tematów jest sporo, ale realizacja poszczególnych z nich zajmie niewiele czasu – postaraj się je pogrupować.
4. Powiedz “nie” okazji
Podczas zadań priorytetowych najlepiej wycisz telefon i – jeśli nie jest to niezbędne do wykonania zadania – wyłącz przeglądarkę w komputerze. Facebooki, Instagramy i inne portale kuszą kolorowymi obrazkami i niestety potrafią skutecznie odciągnąć uwagę, od tego co mamy do zrobienia. Dzwoniący co jakiś czas telefon też nie będzie sprzyjał skupieniu. W godzinach Twojej największej produktywności spróbuj świadomie zrezygnować z przeglądania sieci i nie odbierać telefonów. Nawet jeśli dzwoni klient, małe jest ryzyko, że jest to sprawa życia lub śmierci, więc jeśli oddzwonisz za 2 godziny – nic się nie stanie.
5. Analizuj rezultaty
Wiesz już, na co poświęcasz najwięcej czasu, jakie zadania przychodzą Ci z łatwością, a do których zabierasz się niechętnie. Pomyśl, dlaczego tak się dzieje i spróbuj opracować plan, co możesz z tym zrobić. Wprowadzaj swoje pomysły w życie i testuj. Jeśli nie wychodzi – nie zniechęcaj się.
6. Deleguj
Zrób listę zadań, które możesz przekazać komuś innemu. Naucz się wykorzystywać czas i umiejętności innych osób. Być może rekrutację nowych pracowników można zlecić firmie zewnętrznej, a stronę internetową niezbyt drogiemu informatykowi? Być może ktoś, komu przekażesz część swoich obowiązków, będzie w stanie zrealizować je szybciej i lepiej, a rozwój Twojej firmy nabierze tempa?
Powodzenia!
