Praca w zespołach zdalnych wymaga dobrej organizacji i planowania. Dzięki temu można sprawnie realizować zadania oraz w terminie wywiązywać się z wszelkiego rodzaju zobowiązań zawodowych czy uczestniczyć w ciekawych przedsięwzięciach. Obecnie istnieje wiele narzędzi, które pomagają zorganizować naszą pracę i ustalić priorytety – zarówno te krótko, jak i długoterminowe. Dzięki nim można odnotować każde zadanie, ustalić jego termin wykonania, przypisać je do konkretnej osoby lub zespołu.
Wspólna platforma do organizacji pracy to idealne miejsce do uporządkowania działań prowadzonych przez zespół, aby żadne projekty nie zostały pominięte. Dzięki temu funkcjonowanie firmy pozostaje płynne i niezakłócone. Jako zespół wirtualnych asystentów VAssistance mieliśmy okazję korzystać z wielu narzędzi. Poniżej przedstawiamy najlepsze – w naszej opinii – narzędzia do zarządzania zadaniami. Będą dużym ułatwieniem dla każdego zespołu, który pracuje na odległość i chce uporządkować prowadzone przez siebie działania.
Asana
Została założona w 2008 roku przez jednego z pomysłodawców Facebooka, Dustina Moskovitza oraz Justina Rosensteina, inżyniera oprogramowania. W pierwotnym założeniu Asana miała być projektem stworzonym na potrzeby usprawnienia pracy zespołów w sieciach społecznościowych, takich jak Facebook.
Korzysta z niej wiele znanych firm, np. eBay, czy IBM. Używamy jej także w VAssistance. Działa zarówno w przeglądarce, jak i w formie aplikacji mobilnej – można ją uruchomić na każdym urządzeniu. Na stronie Asany znajduje się szczegółowe wprowadzenie omawiające najważniejsze funkcje aplikacji.
Zalety
- Osobny czat dla każdego projektu
- Dostępna w kilkunastu wersjach językowych
- Kilka widoków projektu: listy kanban, listy zadań, kalendarza
- Funkcja oznaczania osób w poszczególnych zadaniach i komentarzach
- Możliwość tagowania zadań, dodawania podzadań oraz załączników i komentarzy do poszczególnych tasków
- Oś czasu, na której wyświetlone są wszystkie zadania (za pomocą suwaków możemy w prosty sposób zmieniać zakładany czas wykonania i startu, szybko modyfikując plany całego projektu) – opcja w wersji premium
- Integracje z ponad setką aplikacji, np. Microsoft 365, Google Workspace
- Przypisywanie zadań do konkretnych osób, dodawanie obserwatorów do zadań
- Miejsce na pliki z dodatkowymi informacjami, takimi jak brief, wymagania techniczne czy archiwum rozmów z klientem
Wady
- Zadania można przypisać tylko jednemu członkowi zespołu
- Widok staje się mało czytelny przy dużej ilości zadań
- Może posiadać zbyt wiele funkcji dla osób lubiących prostotę i minimalizm
Wersja bezpłatna
Darmowa wersja jest dostępna dla zespołów liczących do 15 osób.
Wersja płatna
Powyżej 15 użytkowników.
Ceny zaczynają się od 10,99€ za każdego dodatkowego użytkownika miesięcznie (płatność za rok z góry) do 13,49€ (abonament miesięczny).
Zalety płatnej wersji
- Opcja wyznaczania kamieni milowych projektu
- Pola niestandardowe, zaawansowane wyszukiwanie
- Nielimitowane pulpity nawigacyjne
- Śledzenie czasu spędzonego na realizacji zadań i projektów, ścieżka krytyczna i widoki obciążenia pracą ułatwiające planowanie wydajności
- Bez limitu użytkowników ani gości
Trello
Zostało stworzone w 2011 roku przez dwóch programistów: Michaela Pryora i Joela Spolsky’ego, założyciela ówczesnej firmy Fog Creek. Jego premierę ogłoszono kilka miesięcy wcześniej podczas wydarzenia zorganizowanego przez portal informacyjny TechCrunch. Jest dostępne zarówno jako aplikacja komputerowa na systemy operacyjne (takie jak Windows i macOS), jak i aplikacja mobilna na Androida oraz iOS. Oprogramowanie dostępne w ponad 20 językach, w tym w języku polskim. Nazwa Trello wywodzi się od angielskiego słowa „trellis” oznaczającego „krata” lub „okratowanie”. Obecnie aplikacją zarządza oraz rozwija ją Trello Enterprise – jednostka pomocnicza firmy Atlassian.
Istnieje szczegółowy przewodnik z obsługi Trello.
Zalety
- Łatwy w użyciu
- Bazuje na metodologii kanban
- Nieograniczona liczba kart
- Dobrze działająca aplikacja mobilna
- Dostęp do łatwych w użyciu szablonów
- Możliwość dodawania w taskach opisów, komentarzy, załączników i checklist oraz etykietowania zadań
- Możliwość ustawienia terminów zadań
- Przypisywanie członków zespołu do poszczególnych tasków
- Automatyzacja zadań i przepływów pracy za pomocą dodatku Butler
- Dodatki Power-Up i integracje z popularnymi programami
Wady
- Nie sprawdzi się przy dużych i skomplikowanych projektach
- Przy projektach, które wymagają powtarzalnego procesu trzeba odtworzyć wszystkie zadania/karty dla każdego nowego projektu
Wersja płatna
Od $5 za użytkownika miesięcznie (rozliczenie roczne) lub $6 przy rozliczeniu miesięcznym.
Wszystkie funkcje, które zawiera pakiet podstawowy, a ponadto:
- Pola niestandardowe
- Prosty eksport danych
- Zapisane wyszukiwania
- Zaawansowane listy zadań
- Nieograniczona liczba tablic
- Szablony na poziomie przestrzeni roboczej
- Widoki: kalendarza, osi czasu, tabeli, kokpitu i mapy
Nozbe
Powstało w 2007 roku w Polsce z inicjatywy aktualnego CEO firmy Nozbe – Michała Śliwińskiego. Pracował on wtedy w firmie marketingowej i poszukiwał narzędzia, które usprawni pracę i komunikację całego zespołu. Nozbe oferuje sporo funkcji, ale skupia się tylko na tych najbardziej znaczących dla użytkownika. Obecnie z aplikacji korzystają użytkownicy z całego świata – firmy i instytucje z różnych sektorów, na przykład z branż takich jak edukacja, prawo, budownictwo. Aplikacja działa w oparciu o metodologię Getting Things Done opracowaną przez Davida Allena. Ma około pół miliona zarejestrowanych użytkowników.
Zalety
- Prosty, łatwy w obsłudze i intuicyjny interfejs
- Zadania nie są funkcją, tylko głównym komponentem
- Możliwość priorytetyzacji zadań
- Szablony projektów – można tworzyć własne lub korzystać z tych stworzonych przez innych użytkowników
- Oznaczanie zadań kategoriami
- Dostęp z poziomu urządzeń mobilnych oraz komputera
- Bardzo intuicyjny moduł do szacowania pracochłonności
- Współpraca w zespole w ramach współdzielonych projektów
- Integracja z innymi popularnymi programami, np. Evernote, Dropbox
- Sprawny support
Wady
- Brak podprojektów
- Dość ograniczone filtrowanie większej ilości zadań
- Brak możliwości tworzenia bardziej złożonych widoków zadań
Wersja bezpłatna
- Oferuje do 5 projektów i 5 osób
- Możliwość zarządzania jednym zespołem
- Zadania i komentarze bez limitu
- Posiada wersje na Androida oraz iOS’a
- Zapewnia dostęp do historii zadań przez 7 dni
Wersja płatna
Powyżej 1 zespołu, 5 projektów i 5 osób.
Abonament miesięczny: od 20 zł miesięcznie / 240 zł rocznie.
Zalety płatnej wersji
- Sekcje projektów
- Tworzenie szablonów
- Zarządzanie dostępem do projektów
- Dostęp do historii zadań bez ograniczeń
- Nielimitowana liczba projektów i załączników
- Grupowanie projektów i członków zespołu
- Współdzielenie projektów z innymi zespołami
- Zmiana liczebności zespołu bez dodatkowych kosztów
Notion
Powstał jako startup w Dolinie Krzemowej w 2016 roku. Aplikacja dostępna jest zarówno na urządzenia stacjonarne, jak i mobilne, działające w oparciu o systemy takie jak Windows, Android, macOS i iOS. Do Notion można zalogować się przy użyciu konta Google, Apple ID lub adresu mailowego. W lutym 2023 roku aplikacja oficjalnie udostępniła usługę „Notion AI”, z której można korzystać w obszarze roboczym. Udostępnia ona funkcje, które pomagają w pisaniu i ulepszaniu treści, podsumowywaniu istniejących notatek, tłumaczeniach lub sprawdzaniu poprawności tekstu.
Zalety
- Przystępny cenowo
- Pozwala udostępniać tablice między współpracownikami czy zewnętrznymi gośćmi
- Oferuje narzędzie służące do „wycinania” treści ze stron internetowych
- Integruje się z narzędziami SaaS, na przykład Typeform. GitHub, GitLab, Zoom
- Szerokie możliwości ustawiania widoków projektów – od tablic kanban, przez widok kalendarza, po wykres Gantt’a
- Zaawansowane funkcje, np. Notion AI
- Można tworzyć w nim proste strony internetowe z przydatnymi informacjami o firmie lub jej produktach – sprawdzi się jako wewnętrzna baza firmowych procedur
Wady
- Narzędzie jest dość skomplikowane w obsłudze
- Ilość dostępnych funkcji jest na tyle duża, że trudno korzystać ze wszystkich z nich
- Interfejs będzie mniej funkcjonalny przy zbyt wielu projektach – zarządzanie może stać się przez to uciążliwe
Wersja bezpłatna
- 7-dniowa historia strony
- Przesyłanie plików do 5 MB
- Możliwość zaproszenia 10 gości
- Integracja z wieloma aplikacjami, np. Slack, GitHub
Wersja płatna
Kilka płatnych pakietów. Ceny rozpoczynają się od $8 za użytkownika miesięcznie (płatność z góry za cały rok) lub $10 przy płatności miesięcznej.
Oprócz wszystkich opcji z pakietu podstawowego:
- Możliwość zaproszenia do 250 gości
- 90-dniowa historia strony
- Nieograniczone przesyłanie plików
- Dodawanie współpracowników spoza firmy do określonych stron w obszarze roboczym
Clickup
Powstał w 2017 roku w Stanach Zjednoczonych jako firmowe narzędzie wewnętrzne. Twórcą aplikacji jest Zeb Evans, który w wieku 17 lat porzucił szkołę i skupił się na tworzeniu własnego biznesu. Dynamiczny rozwój Clickup nastąpił w 2020 roku. Od tego czasu korzysta z niego ponad 200 000 organizacji, 800 000 zespołów i ponad dwa miliony użytkowników.
Zalety
- Zapewnia wiele opcji organizacji projektu, pojedynczych zadań oraz projektów zespołowych
- Obejmuje narzędzia takie jak zadania, dokumenty i strony wiki, e-mail i czat, cele, przypomnienia, śledzenie czasu
- Opcja „za darmo na zawsze” dla nieograniczonej liczby zadań i użytkowników do 100 MB przestrzeni dyskowej
- Konfigurowalne pulpity nawigacyjne
- Wbudowana funkcja czatu do komunikacji prywatnej i publicznej
- Integracje z ponad 1000 innymi aplikacjami
Wady
- Brak wbudowanej funkcji wideokonferencji
- Może być skomplikowane dla nowych użytkowników
Wersja bezpłatna
- Widok kalendarza
- Dostęp do tablic kanban
- Czat w czasie rzeczywistym
- Dostęp do 100 MB pamięci
- Nagrywanie wideo w aplikacji
Wersja płatna
Ceny zaczynają się od $5 miesięcznie.
Wszystkie opcje darmowego pakietu, a ponadto:
- Nieograniczona ilość osób w zespole
- Osie czasu i mapy myśli
- Przydzielanie uprawnień gościom
- Zwiększona automatyzacja i interfejs API
- Zaawansowane funkcje pulpitu nawigacyjnego, śledzenie czasu, udostępnianie publiczne
Monday
Oparta na chmurze platforma umożliwiająca użytkownikom tworzenie własnych aplikacji i oprogramowania do zarządzania projektami. W Monday zadania organizuje się w grupy na tzw. tablicach, a realizuje poprzez zmianę ich statusów. Platforma została założona w 2012 roku w Izraelu, a na rynek wprowadzono ją dwa lata później pod nazwą daPulse, która została zmieniona dopiero w listopadzie 2017 roku. Firma zdobyła nagrodę Webby Award 2020 for Productivity w kategorii Apps, Mobile & Voice. Obsługuje ponad 152 000 klientów w 200 branżach oraz 15000 marek na całym świecie. Wśród nich są tacy giganci jak Adidas, Samsung, WIX czy Discovery Channel.
Zalety
- Łatwy w użyciu interfejs, nawet dla początkujących
- Wielofunkcyjność: szereg narzędzi i funkcji, takich jak tablice kanban, harmonogramy, formularze
- Posiada dobrze działającą aplikację mobilną
- Integracja z innymi aplikacjami do pracy, np. Trello
- Tworzenie reguł automatyzujących rutynowe zadania
- Kontrola postępów i obserwowanie wyników na osi czasu
Wady
- Brak polskiej wersji językowej
- System nie umożliwia tworzenia podprojektów
- Tylko dwóch członków zespołu w bezpłatnym abonamencie
- Edycje tablic przez współpracowników występują w pakiecie płatnym
Wersja bezpłatna
- Oferuje ponad 200 szablonów
- Maksymalny dostęp do 3 tablic
- Możliwość zaproszenia do 2 współpracowników
- Występuje wersja zarówno na iOS, jak i Androida
- Udostępnianie widoków osobom nieposiadającym konta w platformie
Wersja płatna
Każdy kolejny użytkownik powyżej 2 w zespole: 8€ miesięcznie / 24€ za rok
Wszystkie opcje wersji podstawowej, plus:
- Opcja monitorowania czasu pracy
- Prywatne tablice i dokumenty
- Widok kalendarza
- Pulpit, który łączy od 5 do 10 tablic
- Udostępnione 5 GB miejsca na pliki
- Nieograniczona liczba odwiedzających
- Automatyzacje – do 25 000 akcji miesięcznie
- Integracje – do 25 000 akcji miesięcznie
Programy usprawniające zarządzanie zadaniami są dużym ułatwieniem dla zespołów funkcjonujących w trybie hybrydowym lub zdalnym. Pomagają nie tylko zaoszczędzić czas i usprawnić komunikację, ale także uporządkować wszelkiego rodzaju projekty. Zespół VAssistance od wielu lat pracuje na odległość. Mieliśmy więc możliwość przetestować różne narzędzia do zarządzania zadaniami. Obecnie korzystamy z Asany. Dzięki temu proces wymiany informacji oraz zlecenia taskó przez naszych klientów przebiega płynnie i bez jakichkolwiek zakłóceń. Mamy tym samym więcej czasu na realizację innych aktywności i projektów – zarówno prywatnych, jak i zawodowych.
