Obecnie coraz więcej osób pracuje w zespołach zdalnych. W takiej sytuacji istotne okazuje się monitorowanie czasu, który poświęcamy na wykonywanie konkretnych projektów lub nawet pojedynczych zadań. Z pomocą przychodzą aplikacje do mierzenia czasu pracy. Efektywne zarządzanie czasem to niewątpliwie jeden z kluczowych czynników sukcesu. Nie chodzi tutaj jedynie o zwykłe patrzenie na zegarek, ale o dokładne zapisywanie i kontrolowanie poszczególnych działań – tzw. time tracking.
Choć wymaga to pewnej samodyscypliny, to wprowadzenie takiego nawyku może znacząco poprawić naszą produktywność. Istnieje sporo narzędzi, które mogą w tym pomóc. Zespół VAssistance posiada wieloletnie doświadczenie w pracy zdalnej. Mieliśmy więc możliwość przetestowania wielu programów, dzięki czemu możemy podzielić się naszymi spostrzeżeniami.
Narzędzia do trackowania umożliwiają precyzyjne określenie czasu poświęconego na realizację konkretnych zadań. Wiele z nich oferuje różnorodne funkcje, takie jak automatyczne rejestrowanie aktywności czy generowanie raportów z podziałem na konkretne kategorie.
Aplikacje do mierzenia czasu – czym mierzyć czas pracy?
Oto 5 narzędzi do mierzenia czasu pracy, które będą dużym ułatwieniem dla zespołów działających na odległość.
Toggl
Został założony w 2006 roku w Estonii przez firmę informatyczną Toggl OÜ. Celem było opracowanie aplikacji mającej usprawnić działania wspomnianej organizacji. Co ciekawe nazwa Toggl nie ma ukrytego znaczenia – utworzoną ją za pomocą generatora nazw. Narzędzie jest dostępne zarówno w formie aplikacji mobilnej, jak i wersji desktopowej. Obsługuje systemy takie jak iOS, Android, Windows, macOS i Linux. Posiada ponad 5 milionów użytkowników i 4000 zespołów projektowych ze 120 krajów na całym świecie. Korzystają z niego tak znane marki jak Amazon, Netflix, SAP, LinkedIn czy Booking.com.
Główne cechy i funkcje:
- Śledzenie aktywności i wykrywanie czasu bezczynności
- Przejrzysty przegląd harmonogramu wszystkich osób
- Prosty w obsłudze, intuicyjny interfejs
- Gotowe szablony projektów
- Możliwość zaokrąglania czasu w raportach
- Opcja tworzenia podprojektów
- Umożliwia synchronizację danych między różnymi urządzeniami
- Powiadomienia e-mail i aktualizacje w aplikacji o zachodzących zmianach w projekcie
- Możliwość ustawienia wysyłki raportów e-mailowych
- Integracja z ponad 100 innymi narzędziami, np. Asana, Jira, Zapier, czy programami księgowymi
- Tworzenie projektów, przypisywanie zadań, generowanie raportów, analiza wykorzystanego czasu
- Automatyczne rozpoczęcie i zakończenie rejestrowania czasu na podstawie aktywności komputera
Wersja płatna zaczyna się po 30-dniowym okresie próbnym. Plany cenowe zaczynają się od $8 za użytkownika miesięcznie.
Clockify
Zostało założone w 2017 roku przez firmę Clockify LLC. Jest dostępne w formie aplikacji mobilnej oraz na komputery stacjonarne. Korzystają z niego firmy takie jak Disney, Toyota, IKEA, Siemens. Clockify to część pakietu narzędzi do pracy w zespołach zdalnych. Pozostałe aplikacje to: Pumble (narzędzie do czatu zespołowego) oraz Plaky (oprogramowanie do zarządzania zadaniami).
Aktualnie w VAssistance korzystamy właśnie z tego rozwiązania.
Główne cechy i funkcje:
- Prosta i intuicyjna obsługa
- Prognozowanie budżetu projektu
- Zarządzanie urlopami, uwzględnianie dni wolnych pracowników
- Możliwość planowania zadań
- Opcja wystawiania faktur z rozliczanego czasu bezpośrednio w aplikacji
- Możliwość wprowadzenia stawek, na podstawie których w czasie rzeczywistym wyliczany jest aktualny koszt projektu
- Możliwość wyboru stawki godzinowej za każde zadanie lub projekt
- Zapobieganie niekompletnym wpisom czasu
- E-mailowe przypomnienia o rejestracji czasu
- Zarządzanie urlopami, dniami wolnymi
- Możliwość dodania czasu w imieniu innej osoby z zespołu
- Tworzenie cotygodniowych grafików aktywności użytkowników i list obecności
- Generowanie raportów, analiza czasu pracy i monitorowanie wydajności zespołu
- Integracje z wieloma innymi narzędziami i aplikacjami, np. Monday, ClickUp, Asana, Trello, Github
- Śledzenie postępu w projektach oraz budżetu czasowego i finansowego
- Wizualizacja wydajności projektu na podstawie śledzonych i zaplanowanych zadań
- Planowanie projektów na osi czasu
Wersja płatna to $3,99 za użytkownika miesięcznie.
Timeneye
Aplikacja stworzona w 2013 roku przez firmę KMN Lab. Może być używana zarówno przez freelancerów, małe oraz średnie przedsiębiorstwa, jak i większe korporacje. Korzysta z niej ponad 800 firm z 50 krajów na całym świecie. Oprócz wersji przeglądarkowej, Timeneye posiada także wersję mobilną, dostępną na systemy iOS i Android.
Główne cechy i funkcje:
- Posiada narzędzia do fakturowania
- Prosty i intuicyjny interfejs użytkownika
- Generowanie raportów i analiza wykorzystania czasu
- Możliwość instalacji wtyczki do poszczególnych przeglądarek
- Umożliwia integrację z ponad 2000 aplikacjami, w tym Asana, Trello, pakiet Microsoft, środowisko Google
- Ułatwia śledzenie rozliczanych godzin – pokazuje dokładnie przychód każdego z projektów
- Automatyczne rozpoczęcie i zakończenie rejestrowania czasu na podstawie aktywności komputera
- Nie wymaga instalacji, działa w 100% online – wszystkie dane zapisane są w chmurze
Wersja płatna zaczyna się po 30-dniowym okresie próbnym, a ceny zaczynają się od $6 za użytkownika miesięcznie.
TimeCamp
TimeCamp został stworzony w 2009 roku przez Kamila Rudnickiego, właściciela firmy Time Solutions, 21-letniego studenta z Wrocławia. Projekt wzbudził zainteresowanie inwestorów i uzyskał wsparcie finansowe od funduszu Unfold.vc, a następnie Asseco Poland. W 2016 roku znalazł się na liście najlepszych aplikacji do mierzenia czasu opublikowanej przez magazyn Forbes. Do tej pory z narzędzia skorzystało ponad 1000 firm z całego świata. Można go używać na komputerach stacjonarnych, a także jako aplikacja mobilna (dla systemów operacyjnych Android i iOS). Korzystają z niego tak znane firmy jak LPP, IMPEL, Capterra.
Główne cechy i funkcje:
- Szablony projektów
- Generowanie raportów, analiza wydajności
- Budżetowanie projektów oraz fakturowanie bezpośrednio z poziomu aplikacji
- Przypisywanie czasu pracy do wcześniej ustalonych projektów i zadań
- Zrzuty ekranów, opcja zatwierdzania timesheetów
- Automatyczne rozpoczynanie i zatrzymywanie rejestrowania czasu na podstawie aktywności komputera lub ustawionych reguł
- Możliwość zaokrąglania zarejestrowanego czasu
- Wprowadzanie stawek rozliczeniowych
- Możliwość integracji z zewnętrznymi kalendarzami
- Integracje z ponad 100 innymi narzędziami i aplikacjami, takimi jak Slack, Asana, Jira, Todoist
Wersja płatna zaczyna się od 12 zł miesięcznie za użytkownika.
Hubstaff
Powstał w 2012 roku w USA. Początkowo miał ułatwić zarządzanie współpracami z freelancerami. Aktualnie oprogramowanie umożliwia przedsiębiorcom i startupom skupienie się na strategicznych aspektach biznesu. Można z niego korzystać na wielu różnych systemach operacyjnych, np. Windows, macOS, Linux, iOS i Android. Używa go blisko 600 tysięcy osób i 95 000 biznesów na całym świecie, w tym firmy takie jak Groupon, Ahrefs, Instacart. Hubstaff jest także jednym z liderów w dziedzinie narzędzi do zarządzania pracownikami zdalnymi.
Główne cechy i funkcje:
- Aplikacja desktopowa uruchamiająca i zatrzymująca czas jednym kliknięciem
- Wykrywanie czasu bezczynności
- Opcja ręcznego wprowadzenia czasu pracy
- Możliwość podłączenia klienta pod jego projekty
- Rozbudowane raporty i analizy dla poszczególnych użytkowników oraz całego zespołu
- Szczegółowy podział godzin pracowników według daty, klienta i projektu – zautomatyzowane karty czasu pracy
- Monitorowanie aktywności na komputerze, weryfikowanie pracy za pomocą zrzutów ekranu
- Integracja z kilkudziesięcioma narzędziami oraz aplikacjami, np. Asana i Jira, CRM czy procesorami płatności (np. Wise i Paypal)
- Opcjonalne dodatki ($2-3 za użytkownika) – częstsze zrzuty ekranu, wydłużenie okresu przechowywania danych, dodatkowe funkcje w aplikacji.
Wersja płatna zaczyna się po 14-dniowym okresie próbnym i jej koszt zaczyna się od niecałych $6 miesięcznie.
Korzystanie z aplikacji do mierzenia czasu ma wiele zalet. Pomagają one nie tylko monitorować czas poświęcony na różne zadania, ale także analizować wydajność i efektywność zespołu. Dodatkowo pozwala optymalizować działania, motywuje do skupienia, ułatwia organizację oraz przynosi oszczędności poprzez lepsze planowanie. Warto jednak pamiętać, że każdy program ma swoje zalety i wady, dlatego ważne jest, aby wybrać taki, który najlepiej odpowiada indywidualnym potrzebom i preferencjom naszej firmy. Dzięki temu będziesz w stanie lepiej zarządzać czasem pracy, podnosić efektywność i osiągać lepsze wyniki.
