Choć profesja wirtualnego asystenta wciąż jeszcze nie jest powszechnie znana, coraz więcej małych i dużych firm decyduje się na delegowanie części zadań osobie spoza przedsiębiorstwa. To rozwiązanie okazuje się korzystne pod względem organizacyjnym i finansowym, ponieważ wirtualny asystent sam zapewnia sobie sprzęt i miejsce pracy oraz opłaca składki ZUS.
Warto również wiedzieć, że zadania, które można oddelegować, są naprawdę zróżnicowane (zwłaszcza jeśli korzystasz z usług agencji wirtualnych asystentów). Wirtualny asystent może zrobić prawie wszystko to, co pracownik w biurze. Poniżej znajdziesz listę przykładowych zadań wirtualnego asystenta z kilku kategorii:
- Zadania administracyjne
- Zadania organizacyjne
- Tworzenie treści/grafik
- Wsparcie w obsłudze kadrowej firmy
Zadania administracyjne
Bywają żmudne, ale są absolutnie niezbędne dla prawidłowego działania każdego przedsiębiorstwa. Przekaż je wirtualnemu asystentowi, aby wszystko przebiegało sprawnie.
1. Zadbanie o faktury sprzedażowe
Faktury to codzienność każdej firmy. Bez nich żadna płatność od klientów nie wpłynie na Twoje konto. Wirtualny asystent może za Ciebie wygenerować faktury i wysłać je do klientów, a na koniec miesiąca zebrać, uporządkować i przekazać księgowości.
2. Wprowadzanie przelewów do banku
Przelewy również stanowią rutynę w przedsiębiorstwie. Jeśli nie chcesz już wykonywać ich sam, zleć to wirtualnemu asystentowi – ustawi za Ciebie przelewy podatków i wynagrodzeń, a także faktury kosztowe za zakupy. Tobie pozostanie jedynie zatwierdzić je w banku.
3. Badanie rynku, analiza i monitorowanie konkurencji
Skuteczny przedsiębiorca jest czujny i wie, co się dzieje w jego branży. Nie musisz już spędzać długich godzin na przeglądaniu informacji na temat konkurencji. Wirtualny asystent może zbadać dla Ciebie rynek (nawet jeszcze zanim założysz firmę) i przeanalizować działania przedsiębiorstw podobnych do Twojego. Oprócz tego przygotuje zestawienie konkurencyjnych ofert i na bieżąco będzie monitorować, co w (branżowej) trawie piszczy.
4. Przygotowanie pisma reklamacyjnego
Choć na ogół starannie dobieramy nabywane produkty i usługi, zdarza się, że nie jesteśmy zadowoleni z zakupu. Bywa również tak, że tracimy pieniądze, bo nie znajdujemy czasu lub chęci na próbę reklamacji. W tym również pomoże wirtualny asystent – zapozna się z procedurami zwrotów lub wymian w danej firmie, przygotuje pismo reklamacyjne i pozostanie w kontakcie z przedsiębiorstwem do końca procesu.
Zadania organizacyjne
Organizowanie to jedna ze specjalności wirtualnych asystentów. Z przyjemnością przejmą za Ciebie tego typu zadania.
5. Opieka nad Twoim kalendarzem
Dobrze funkcjonujący kalendarz (np. kalendarz Google) to niemal połowa sukcesu przy prowadzeniu firmy. Wirtualny asystent może wpisać wydarzenia do Twojego kalendarza i ustawić powiadomienia, które pojawią się w aplikacji w telefonie lub na Twojej skrzynce mailowej. Dzięki temu nie zapomnisz o ważnym spotkaniu czy wizycie u lekarza.
6. Potwierdzanie spotkań z kontrahentami
Dobrze byłoby, gdyby kontrahenci również nie zapominali o spotkaniach z Tobą, prawda? Aby uniknąć takich sytuacji, wirtualny asystent zadzwoni lub wymieni korespondencję mailową z Twoim kontrahentem, aby do wszystkich spotkań mogło dojść punktualnie i bez zakłóceń.
7. Kontakt z kontrahentem lub podwykonawcą
Komunikacja z kontrahentami czy podwykonawcami, również może odbywać się za pośrednictwem wirtualnego asystenta. Skontaktuje się on telefonicznie lub mailowo ze wskazaną przez Ciebie osobą. Poprosi o przesłanie oferty, dopyta o jej szczegóły, a Ty dostaniesz gotowe informacje podane jak na tacy.
8. Miękka windykacja dłużników
Przeterminowane należności to nic przyjemnego, ale chyba jeszcze bardziej bolesne jest dopominanie się o ich zapłatę. Kiedy dotyczy to bezpośrednio Ciebie, w grę wchodzą również trudne emocje. Wirtualny asystent, jako osoba neutralna dla sporu, profesjonalnie zajmie się problemem – zadzwoni lub napisze maila do dłużnika i ustali z nim termin spłaty.
9. Dopięcie formalności związanych z wyjazdem służbowym
Wyjeżdżasz na spotkanie w innym mieście lub kraju? A może na konferencję? Już nie musisz spędzać czasu na szukaniu hotelu ani połączenia kolejowego czy lotniczego. Wirtualny asystent wyszuka dla Ciebie najkorzystniejszy transport i zarezerwuje bilet. Poza tym znajdzie miejsce noclegu w optymalnej lokalizacji i cenie. Dzięki temu unikniesz podróży służbowej z dreszczykiem. 😉
10. Zamówienie wydruku wizytówek, ulotek i innych materiałów
Wizytówka to niezbędnik przedsiębiorcy, który warto zawsze mieć przy sobie – nigdy nie wiadomo, czy właśnie dziś nie spotkamy Elona Muska w windzie. 😉 Aby nie stracić swojej szansy, zleć wirtualnemu asystentowi wydruk Twoich wizytówek (albo ulotek czy innych materiałów). On wybierze najlepszą drukarnię, ustali z nią projekt i wycenę, a po Twojej akceptacji złoży i opłaci zamówienie.
11. Rezerwacja sali
Jeśli zdarza Ci się prowadzić stacjonarne szkolenia, dobrze wiesz, że znalezienie odpowiedniej sali może zająć sporo czasu. Wirtualny asystent poszuka najlepszego miejsca i zarezerwuje termin, a Ty skupisz się wyłącznie na jakości przekazywanych treści.
12. Umówienie specjalisty do napraw
Nawet najlepszy sprzęt w końcu się psuje. Jeśli potrzebujesz fachowca, który naprawi biurowy komputer, drukarkę czy odetka rurę w łazience (czy może zajmie się Twoją domową pralką lub lodówką), zleć to wirtualnemu asystentowi. On znajdzie odpowiednią osobę, a także umówi się z nią na optymalny dla Ciebie termin.
13. Zamówienie kwiatów lub prezentu
W ferworze firmowych tasków i deadline’ów często nie mamy czasu na zajęcie się obdarowaniem najbliższych (lub ważnych klientów) z okazji rocznic, urodzin czy imienin. Wirtualny asystent zamówi gustowny bukiet z najlepszej kwiaciarni dla Twojego serdecznego przyjaciela, a także wyśle pracownikowi kartkę gratulacyjną z okazji ślubu. Jeśli natomiast potrzebujesz wyjątkowego prezentu, przeszuka odmęty Internetu w celu znalezienia tej unikalnej rzeczy, która wywoła uśmiech na twarzy najbliższej Ci osoby.
14. Zadbanie o materiały biurowe
Biurowe zapasy same się nie uzupełniają, a nikt nie lubi, kiedy w kluczowym momencie kończy się papier do drukarki. Zleć wirtualnemu asystentowi zadbanie o Twoje materiały biurowe, a już nigdy nie zaskoczy Cię brak zszywek czy ulubionej kawy.
15. Pomoc w kontakcie z notariuszem lub prawnikiem
Każda firma, mniejsza czy większa, ma stały kontakt z prawnikiem lub potrzebuje go raz na jakiś czas, żeby pomógł w kwestiach związanych z RODO, zmodyfikował umowy z pracownikami, czy ulepszył wzory umów z kontrahentami. Na ogół nie jest to codzienność, ale zdarza się również, że firma potrzebuje pomocy ze względu na problemy prawne. Takie sytuacje mogą być stresogenne, dlatego warto oddelegować zadania z tym związane wirtualnemu asystentowi. Ona wyszuka dla Ciebie najlepszą kancelarię prawną, umówi Cię na spotkanie z notariuszem i wesprze Cię w bieżącym kontakcie z prawnikiem.
Tworzenie treści/grafik
W dzisiejszych czasach trudno jest prowadzić biznes bez publikowania treści w internecie. Na szczęście to również należy do zadań wirtualnego asystenta.
16. Przygotowanie treści marketingowych, contentu na stronę www/bloga
Własna strona www jest na ogół pierwszym miejscem, z którym styka się nasz potencjalny klient, szukając oferowanego przez nas produktu czy usługi w Internecie. Z tego względu niezbędne jest, aby zadbać o treści, które tam znajdzie. Wirtualny asystent specjalizujący się w copywritingu napisze dla Ciebie świetne teksty marketingowe, dzięki którym przyciągniesz licznych nabywców oferowanych przez Ciebie produktów.
17. Prowadzenie social mediów
Jeśli nie chcesz doświadczyć słynnego FOMO (ang. “fear of missing out”, czyli strach przed tym, co nas omija), Twoja firma będzie potrzebowała również swojej strony na Facebooku, Instagramie czy Linkedin. Przy okazji otrzymasz szansę na utrzymanie dobrego kontaktu z obecnymi klientami, a także na zdobycie nowych. Jeśli jednak nie chcesz spędzać kilku godzin dziennie wyłącznie na przygotowywaniu grafik, pisaniu treści postów i planowaniu publikacji, najlepiej zleć to wszystko wirtualnemu asystentowi.
18. Przygotowanie grafik i układu treści do prezentacji
Jeśli prowadzisz szkolenia dla klientów czy pracowników Twojej firmy, z pewnością od czasu do czasu musisz wykonać prezentację multimedialną. Przygotuj treść merytoryczną, a wirtualny asystent zajmie się resztą – grafiką, układem treści i przyciągającymi oko animacjami (jeśli tego sobie życzysz). Gdy zajdzie taka potrzeba, może edytować i uaktualniać również istniejące prezentacje.
19. Przygotowanie transkrypcji nagrań
Prowadzisz kanał na YouTube? A może nagrywasz własny podcast? Jeśli w związku z tym potrzebujesz transkrypcji swoich nagrań, aby dodać je w formie napisów do filmu albo treści na bloga, również możesz zlecić to wirtualnemu asystentowi.
Wsparcie w obsłudze kadrowej firmy
Aby firma funkcjonowała jak najlepiej, ważne jest, aby zadbać o jej najważniejszy zasób, czyli pracowników. Zadania wirtualnego asystenta w tym zakresie to między innymi:
20. Wsparcie w procesie rekrutacji
Twój wymarzony pracownik z pewnością gdzieś jest. Sztuka polega na tym, żeby go znaleźć. Wirtualny asystent przeprowadzi cały proces rekrutacji: od przygotowania ogłoszenia i publikacji go na odpowiednich portalach, poprzez weryfikację otrzymanych CV, segregację kandydatów, przeprowadzenie rozmów wstępnych, aż po przedstawienie Ci najodpowiedniejszych osób i umówienie ich na rozmowę z Tobą.
21. Przejęcie kontaktu z kadrami
Kiedy już masz wybranych najlepszych pracowników, wirtualny asystent zajmie się również kontaktem z nimi. Zbierze od nich dane osobowe i na ich podstawie przygotuje umowy i dokumenty potrzebne do ich zatrudnienia. Przeprowadzi również podstawowy onboading i outboarding. Później będzie pilnować terminów badań okresowych czy szkoleń BHP.
22. Organizacja dodatkowych benefitów dla pracowników
Jeśli chcesz stać się konkurencyjnym pracodawcą, który będzie mógł wybierać spośród najlepszych specjalistów w danej branży, z pewnością zaoferujesz swoim pracownikom dodatkowe benefity. Wirtualny asystent ustali ofertę i dopnie formalności niezbędne do uruchomienia kart MultiSport, a także wybierze najkorzystniejsze pakiety medyczne czy ubezpieczenia grupowe.
23. Organizacja firmowych imprez integracyjnych i wyjazdów na konferencje
Aby zadbać o dobre relacje między Twoimi pracownikami (które są kluczowe dla przyjemnej atmosfery w biurze i skuteczności działań zespołowych), zorganizuj im wyjazdy integracyjne. Wirtualny asystent zrobi dla Ciebie research i rezerwację hotelu, zaplanuje atrakcje, wyszuka restauracje, kupi bilety, a potem rozliczy wyjazd i przygotuje faktury. Podobne działania podejmie, organizując grupowy wyjazd na konferencję.
24. Przygotowanie zestawienia szkoleń/wydarzeń branżowych
Nie jest tajemnicą, że warto być na bieżąco z tym, co dzieje się w branży. Wirtualny asystent będzie śledzić bieżące wydarzenia i szkolenia związane z tym, czym zajmuje się Twoja firma. Poza tym ustali ceny, terminy i kupi bilety, aby Twoi pracownicy mieli najświeższą wiedzę potrzebną im w codziennej pracy.
Tak naprawdę można by dalej wymieniać zadania, którymi zajmuje się wirtualny asystent. Dostosowuje on swoje usługi do indywidualnych potrzeb swojego klienta. Czy na mojej liście znalazło się coś, czego szukasz? A może masz do zlecenia inne obowiązki? Skontaktuj się z nami, a postaramy się Ci pomóc.
