Prowadzenie własnego biznesu to niekończące się wyzwania pojawiające się na drodze przedsiębiorcy. Dziesiątki projektów, setki maili i niezliczona ilość godzin spędzonych na rozmowach z kontrahentami… Tylko jak temu wszystkiemu sprostać, kiedy doba ma zaledwie 24 godziny? Rozwój firmy pochłania bardzo wiele czasu. Czy można go w jakiś sposób zaoszczędzić? Jak najbardziej! Dobrym rozwiązaniem jest delegowanie zadań. Coraz większą popularnością cieszą się usługi profesjonalnych agencji wirtualnych asystentów. Taka współpraca zapewnia wsparcie dla firmy bez konieczności zatrudniania pracownika na stałe.
Przekazanie części obowiązków komuś obcemu może aktywować w nas syndrom „Zosi Samosi”. Warto jednak zmienić swoje przekonania i nastawienie. Delegowanie zadań stanowi podstawę skutecznego zarządzania. Kompetentna osoba będzie wsparciem i pomoże w usprawnieniu funkcjonowania firmy lub zespołu.
Dlaczego warto delegować zadania?
Być może wirtualna asysta to dla Ciebie nowe zagadnienie lub nie zdajesz sobie sprawy, jak wiele zalet ma taka współpraca. Zastanawiasz się nad delegowaniem zadań wirtualnemu asystentowi? Musisz wiedzieć, że istnieje mnóstwo powodów, dlaczego warto się na to zdecydować!
1. Zwiększenie wydajności i potencjału firmy
Zależy Ci na rozwoju firmy? Masz zamiar w pełni wykorzystać jej potencjał? Wraz ze skalowaniem biznesu przybywa nowych obowiązków i spraw, o które należy zadbać. Często wymaga to naszego pełnego zaangażowania i uwagi na wielu polach. Co zrobić w tej sytuacji? Najlepszym rozwiązaniem będzie delegowanie zadań wirtualnemu asystentowi.
Może on zająć się wykonywaniem wszystkich czynności, które są powtarzalne i nie wymagają eksperckiej wiedzy. Ty natomiast będziesz mieć wystarczająco dużo czasu, aby skoncentrować się na najbardziej kluczowych dla siebie obszarach zawodowych. Taka długofalowa współpraca to zwiększenie wydajności i skalowanie przychodów firmy, która może w pełni rozwinąć skrzydła.
2. Delegowanie zadań wirtualnemu asystentowi sprzyja zasadzie „work-life balance”
Masz wypełniony grafik po brzegi i ciężko wygospodarować Ci dłuższą chwilę na realizację pasji, życie rodzinne czy inne zobowiązania? Funkcjonowanie na pełnych obrotach przez 365 dni w roku w końcu da o sobie znać. Może wyrządzić wiele szkód, zarówno w sferze fizycznej, jak i mentalnej. Łatwiej wtedy o zmęczenie, poirytowanie czy wypalenie zawodowe. W ostatnich latach sporo uwagi poświęca się koncepcji „work-life balance”.
Od dawna planujesz wycieczkę do Barcelony na mecz Ligi Mistrzów? A może interesujesz się giełdą lub nowymi technologiami, ale brakuje Ci czasu na realizację tych pasji? Chcesz zainwestować w nowe szkolenia, rozwój osobisty? Deleguj zadania! Wtedy z twoich barków spada wiele obowiązków. Czas ten możesz poświęcić na zrobienie czegoś tylko dla siebie, bo praca to jedynie część naszego życia.
3. Możesz uzyskać pomoc na wielu różnych polach
Potrzebujesz wsparcia w kilku typach zadań? Wirtualny asystent służy pomocą! Szczególnie agencje posiadają w swojej ofercie wiele specjalistów działających w różnych branżach. Bez względu na to, czy masz do oddelegowania cykliczne rozliczanie Twojego zespołu, czy gruntowny research zbliżających się eventów branżowych, wirtualny asystent to odpowiednia osoba, do której możesz się zgłosić po pomoc.
4. Oszczędność czasu i… pieniędzy
Wiele prostych, ale powtarzalnych i monotonnych czynności potrafi odciągać uwagę od pilniejszych spraw. Zawsze zostaje coś dodatkowego do wykonania. Przez taki niekończący się katalog rzeczy do zrobienia brakuje czasu na ważniejsze projekty… To idealny moment, aby zacząć delegować zadania wirtualnemu asystentowi.
Oszczędność pieniędzy – to niewątpliwe ważny aspekt dla wielu przedsiębiorców. Z wirtualnym asystentem rozliczasz się za wykonane zadania lub za przepracowane godziny. Nie jest etatowym pracownikiem, nie płacisz jej dziennej stawki, ekwiwalentu za urlop itp. Sporo pieniędzy zostaje więc w Twojej kieszeni.
5. Lepsza organizacja pracy
Wraz z rozwojem firmy przybywa zadań i obowiązków. Wirtualny asystent pomoże Ci opanować chaos. Usprawni funkcjonowanie twojego biznesu. Zadba o porządek w skrzynce mailowej, uporządkuje harmonogram działań, przypomni o spotkaniu z zespołem deweloperskim.
6. Skupienie się na działaniu
Możesz w pełni skupić się na kluczowym rozwoju firmy, bez wykonywania dziesiątek zadań pobocznych. Jeśli jesteś programistą czy właścicielem startupu – nareszcie masz możliwość, aby cały swój czas przeznaczyć na stworzenie innowacyjnej aplikacji czy programu, bo być może wiecznie odkładałeś to na później, ponieważ Twój czas zajmowały Ci bieżące projekty klientów.
Jakie zadania można delegować?
Zaletą współpracy z wirtualnym asystentem jest fakt, że możesz mu zlecić bardzo wiele różnych typów zadań. Wraz z dynamicznym rozwojem tego zawodu powstały specjalizacje takie jak: specjalista od spraw administracyjnych, kwestii technicznych, copywritingu, social mediów, project manager, grafik, tłumacz… Ten zawód posiada praktycznie nieograniczony katalog zadań. Często na konsultacji z wirtualnym asystentem można ustalić, w jakich czynnościach mógłby on wesprzeć firmę lub projekt. Tutaj znajdują się przykładowe 24 zadania, które zrobi za Ciebie wirtualny asystent.
Nie wszystkie zadania będziesz w stanie delegować
Lista zadań, które warto delegować jest długa. Mimo wszystko istnieją takie czynności, w których wirtualny asystent nie będzie w stanie Ci pomóc.
- Za kilka tygodni masz ważną konferencję IT w Stanach Zjednoczonych, a Twój paszport właśnie stracił ważność? Musisz złożyć wniosek o wydanie nowego dokumentu. Nikt jednak nie może zrobić tego w Twoim umieniu. Pozostaje, więc samodzielne udanie się do urzędu i dopełnienie wszelkich formalności. Wirtualny asystent może jednak pomóc w działaniach pobocznych związanych z taką wizytą. Sprawdzi dla Ciebie dostępne terminy (jeśli należy wcześniej zarezerwować termin), przygotuje listę formalności do dopełnienia, przypomni Ci o zbliżającej się wizycie. Podobnie jest w przypadku innych sytuacji, które wymagają naszej bezpośredniej wizyty, np. założenia konta w banku.
- A co w przypadku spotkań biznesowych? Jeśli Twój zespół developerski planuje zorganizowanie eventu branżowego, np. w głównej siedzibie firmy w Gdańsku, obecność wirtualnego asystentki może być trudna, a często nawet niemożliwa do zrealizowania. Jak już wiesz, pracuje on zdalnie. W takiej sytuacji fizyczne stawienie się w jakimś miejscu wychodzi poza model waszej współpracy. Być może mieszka on na drugim końcu Polski (lub nawet Europy!) i chociażby ze względów logistycznych – nie będzie w stanie dotrzeć na wydarzenie. Mimo wszystko wirtualny asystent będzie w stanie pomóc w wielu kwestiach! Może zarezerwować catering, zorganizować materiały promujące wydarzenie, przygotować plan konferencji, wykonać prezentację dotyczącą twojej firmy lub jej produktów, zadbać o zaproszenie odpowiednich osób, a nawet zdalnie poprowadzić takie spotkanie! Możliwości jest bardzo wiele i nie ogranicza ich odległość!
- Pamiętaj, że zadania wykraczające poza kompetencje wirtualnego asystenta, także nie powinny być przez niego wykonywane. Jeśli jesteś programistą i masz nadmiar klientów, dla których tworzysz firmowe aplikacje – skorzystaj z pomocy innego specjalisty działającego w świecie IT.
Jak poprawnie delegować zadania?
Komunikacja z wirtualnym asystentem jest bardzo ważna. Można nawet stwierdzić, że to najbardziej kluczowy czynnik umożliwiający poprawne delegowanie zadań. Przy wypracowaniu odpowiednich schematów współpraca okazuje się świetnym rozwiązaniem dla przedsiębiorcy.
1. Miej zaufanie do swojego wirtualnego asystena
Nikt nie lubi być nadmiernie kontrolowany. Zaufaj swojemu wirtualnemu asystentowi. On naprawdę wie, co robi. Oczywiście nie oznacza to, że masz w ogólnie nie interesować jego pracą. Na bieżąco przekazuj, także informacje zwrotne, które pomogą usprawnić działania. Od czasu do czasu sprawdzaj, czy realizacja zadań przebiega zgodnie z ustalonym wcześniej harmonogramem oraz, czy nie jest potrzebna Twoja pomoc, dodatkowe objaśnienia.
2. Podaj kontekst zadania do zrealizowania
To bardzo ważne, aby wirtualny asystent wiedział, jaki jest kontekst wykonywanego przez niego zadania lub projektu. Nikt nie potrafi czytać w myślach! Poświęć czas, aby przekazać wszystkie niezbędne informacje. Upewnij się, że są zrozumiałe i możliwe do wykonania. Pomocne może być, także określenie priorytetów, np. zgodnie z macierzą Eisenhowera:
- Rzeczy ważne, ale nie pilne
- Sprawy pilne, ale nie ważne
- Rzeczy zarówno pilne, jak i ważne
- Rzeczy, które nie są ani pilne, ani ważne
Wtedy wirtualny asystent będzie wiedział, które z nich są dla ciebie najbardziej istotne i to na nich się skupi w pierwszej kolejności.
3. Ustal jakiego rodzaju delegowania potrzebujesz
Zastanów się, czy zależy ci na tym, aby dać pełną kontrolę nad zadaniem asystentowi i interesuje cię tylko efekt jego pracy, a może preferujesz, aby cyklicznie informował cię o postępach? Ustal szczegóły na samym początku współpracy!
Co jeszcze jest ważne w delegowaniu zadań wirtualnemu asystentowi?
- Wytyczne muszą być szczegółowe i jasno sprecyzowane. Dokładnie opisz zadanie oraz określ jego ogólny cel.
- Wyznacz dokładne ramy czasowe (informuj do kiedy zadanie musi być ukończone, ile czasu należy przeznaczyć na jego wykonanie w ciągu dnia).
- Wskaż procesy, jakie mają zostać użyte do wykonania zadania.
- Opowiedz o swoich oczekiwaniach (na jakich zależy ci wynikach w perspektywie krótko oraz długoterminowej).
- Posiadasz określone standardy pracy, własne instrukcje? Upewnij się, że są one zrozumiałe i możliwe do wykonania.
- Zamiast mikrozarządzania, skup się na dokładnym przekazaniu problemu.
Decyzja o podjęciu współpracy z freelancerem lub agencją wirtualnych asystentów nie należy do najłatwiejszych. Jeśli do tej pory wszystkie zadania były wykonywane przez Ciebie samodzielnie – na początku będziesz chciał wszystko sprawdzać i kontrolować. Warto jednak uświadomić sobie, że delegowanie zadań to bardzo wiele korzyści. Możesz sobie pozwolić na taką formę współpracy nawet przy ograniczonym budżecie. Płacisz tylko za przepracowane na rzecz Twojej firmy godziny. Pomaga to zachować ciągłość funkcjonowania biznesu oraz zapewnia jego nieustanny rozwój.
Skontaktuj się z nami – chętnie pomożemy twojej firmie. Można nam zaufać – sprawdź opinie klientów zadowolonych ze współpracy z VAssistance.
